💡 De Liantis-integratie is voortdurend in ontwikkeling! We werken continu aan de verbetering ervan. Jouw feedback is waardevol om ons te helpen deze te optimaliseren. Aarzel niet om je suggesties te delen via de blauwe knop in de tool.
1. Hoe werkt de Liantis-integratie?
Algemeen principe
De Liantis-integratie zorgt voor een automatische synchronisatie van werknemersgegevens en loongegevens tussen Liantis en Payflip. Deze sync gebeurt elke nacht automatisch. 😀
Dankzij deze integratie hoef je als HR admin werknemersgegevens slechts één keer bij te houden: bij Liantis. Deze gegevens worden automatisch doorgestuurd naar Payflip, waardoor je veel tijd bespaart en fouten vermijdt.
💡 Belangrijk: Liantis blijft ten alle tijden de 'master' van de gegevens.
Elke wijziging moet steeds in je Liantis HR tool gebeuren. Nadien stroomt ze door naar Payflip door de nachtelijke sync. ➡ Als het e-mail adres bijvoorbeeld ontbreekt van de medewerkers moet je het eerst toevoegen in myLiantis en vervolgens opnieuw synchroniseren.
Bepaalde velden en acties in Payflip zullen uitgeschakeld zijn. Je kan deze niet in Payflip bewerken. Je wordt steeds geïnformeerd over de reden hiervan en doorverwezen naar je Liantis HR tool indien nodig.
Nood aan een snellere update doorheen de dag? Naast de nachtelijke sync, kan je ook steeds de sync manueel triggeren door te navigeren naar Integraties > Liantis > 'Sync nu'.
Welke gegevens worden gesynchroniseerd? ✅
De integratie synchroniseert twee hoofdcategorieën van data:
1. Persoonlijke werknemersgegevens
Voornaam
Achternaam
E-mailadres
Taal (⚠️ enkel bij eerste sync - wijzigingen in Payflip worden daarna behouden)
Indiensttredingsdatum
Werknemersnummer (Payroll ID)
2. Loongegevens (wage contracts)
Type loon (uurtarief / maandloon)
Brutoloon (voor bedienden automatisch omgezet naar maandloon)
Startdatum contract
Einddatum contract (indien beschikbaar)
Arbeidsregime (voltijds percentage)
Werkgever RSZ percentage
Welke gegevens worden NIET gesynchroniseerd? ❌
De volgende gegevens/situaties maken geen deel uit van de nachtelijke sync:
Uit dienst datums. Lees hier welke acties je dient te ondernemen in Payflip wanneer één van je werknemers je bedrijf verlaat.
Salaris componenten. Lees hier hoe je dit kan toevoegen voor je werknemers.
Wijziging van entiteit. Wanneer je bedrijf meerdere entiteiten heeft en één van je werknemers van entiteit A naar entiteit B wordt verplaatst, zal dit niet automatisch opgevangen worden door de integratie. Indien de werknemer hetzelfde e-mailadres behoudt, zal dit bovendien resulteren in een sync error omdat Payflip detecteert dat er reeds een Payflip account voor dit mailadres bestaat. Contacteer ons support team via de blauwe knop in de tool om deze situatie samen met je te bekijken.
2. Wat moet je als admin nog doen ondanks de integratie?
Hoewel de Liantis-integratie automatisch de gegevens van je medewerkers synchroniseert, blijven bepaalde acties van jouw kant noodzakelijk:
Verplichte administratieve acties
Budgetten toewijzen: De integratie wijst niet automatisch het/de budget(ten) toe voor je medewerkers. Je moet deze handmatig toewijzen in Payflip. Hoe doe je dat?
Medewerkers uitnodigen in de tool: Zelfs als de gegevens van de medewerker gesynchroniseerd zijn, moet je nog steeds de uitnodiging versturen zodat hij/zij toegang krijgt tot Payflip en het platform kan gebruiken. Hoe doe je dat?
💡 Samengevat: De integratie beheert de gegevens, maar jij behoudt de controle over de toewijzing van budgetten en de toegang van medewerkers tot het platform.
3. Hoe activeer je de Liantis-integratie?
(liever een video kijk dan iets verder ⬇)
Eens je customer success manager de Liantis integratie voor jou heeft klaargezet, kan je aan de slag met de activatie ervan.
Stap 1: navigeer naar integraties en log in:
Ga naar Instellingen > Integraties
Klik op Liantis integratie
Inloggen
Nadien zal de connectie automatisch gemaakt worden op basis van het BTW nummer van je bedrijf dat is ingegeven onder 'Bedrijfsgegevens' in Payflip.
Stap 2: Geef toestemming bij Liantis 🔐
Je moet toestemming geven zodat gegevens van Liantis naar Payflip kunnen worden doorgestuurd. Bij het activeren van de integratie word je automatisch doorverwezen naar Liantis om deze toestemming te verlenen.
Uw privacy is belangrijk voor ons en onze partner Liantis daarom moet je toestemming geven om je gegevens uit te wisselen tussen Liantis en Payflip. Bij activering zal je automatisch worden doorverwezen naar MyLiantis om deze toestemming te verlenen. Let wel, dit kan enkel gedaan worden door iemand die binnen MyLiantis bekent staat als een hoofdgebruiker anders zal het consent geven niet lukken en kan de integratie niet geactiveerd worden.
Deze toestemming hoef je maar één keer te geven.
✅ Na het geven van toestemming word je terug naar Payflip geleid om de integratie verder in te stellen.
Stap 3: Kies je sync-methode
Je hebt twee opties:
Optie 1: Volledige integratie (automatisch) ✨
Wat gebeurt er?
Alle huidige en toekomstige werknemers worden automatisch gesynchroniseerd
Nieuwe werknemers die in Liantis worden toegevoegd, verschijnen automatisch in Payflip
Wijzigingen aan werknemersgegevens in Liantis worden automatisch doorgevoerd
Voor wie?
Ideaal voor nieuwe klanten die starten met Payflip
Voor bedrijven die alle werknemers in Payflip willen hebben
Optie 2: Selectieve integratie (semi-automatisch)
Wat gebeurt er?
Je kiest zelf welke werknemers gesynchroniseerd worden
Alleen de geselecteerde werknemers verschijnen in Payflip
Nieuwe werknemers worden niet automatisch toegevoegd - je moet ze manueel selecteren
Voor wie?
Verplicht voor migratieklanten (bestaande Liantis flex plan gebruikers)
Voor bedrijven die slechts een deel van hun werknemers toegang willen geven tot Payflip
Voor bedrijven met meerdere entiteiten die selectief willen synchroniseren
⚠️ Belangrijk voor migratieklanten: Als je overschakelt van het oude Liantis flex plan naar Payflip, moet je altijd de selectieve sync gebruiken om te vermijden dat eerder uitgesloten werknemers plots wel gesynchroniseerd worden.
Stap 4: Voltooi de setup
Na het kiezen van je sync-methode:
Bevestig je keuze
De eerste synchronisatie start automatisch
Integratie geactiveerd? Sit back and relax 😉 Het kan natuurlijk altijd zijn dat er zich een klein probleem onderweg voordoet. ⬇
4. Mogelijke problemen
Problemen bij activering
De connectie met Liantis wordt gemaakt op basis van het BTW-nummer van je bedrijf. Dit BTW-nummer vind je terug in Payflip onder Instellingen > Bedrijfsgegevens.
Wanneer er verschillen zitten tussen het BTW nummer ingegeven in Liantis en Payflip, is het mogelijk dat er zich een fout voordoet tijdens het activeren van de integratie.
Tijdens het activeren van de Liantis-integratie kunnen de volgende fouten optreden:
Ontbrekend BTW nummer: er is geen BTW nummer ingevuld onder 'Bedrijfsgegevens'.
Ongeldig BTW nummer: er is een BTW nummer ingevuld onder 'Bedrijfsgegevens', maar dit heeft niet het juiste formaat (minstens 10 cijfers zonder de prefix BE).
Firma niet gevonden: het BTW nummer in Payflip heeft het juiste formaat, maar we vinden je bedrijf niet terug in de lijst van Liantis bedrijven waarvoor de integratie beschikbaar is.
Interne fout: er ging iets algemeen mis in het activatie proces.
💡 Niet gelukt? we geven je in de foutmelding steeds mee wat je precies dient te doen om de fout op te lossen. ⬇
Controleer je BTW-nummer onder Instellingen > Bedrijfsgegevens
Probeer opnieuw de integratie te activeren
Doorloop het consent proces volledig op het Liantis-platform zonder te annuleren
Contacteer support als het probleem blijft bestaan via de blauwe knop of [email protected]
5. Veelgestelde vragen
Kan ik de integratie uitschakelen?
Ja, je kan de integratie op elk moment uitschakelen via Instellingen > Integraties > Liantis integratie > Uitschakelen. Reeds gesynchroniseerde data blijft in Payflip.
Wat gebeurt er met bestaande werknemers als ik de integratie activeer?
Bij volledige sync worden bestaande werknemers gematcht op e-mailadres. Bij selectieve sync kies je precies welke werknemers je wil synchroniseren.
Kan ik sommige werknemersgegevens manueel aanpassen in Payflip?
De meeste velden zijn vergrendeld omdat Liantis de 'master' is. Je wordt geïnformeerd welke velden je niet kan aanpassen en doorverwezen naar Liantis.
Worden wijzigingen in Payflip overschreven door de sync?
Ja, voor de meeste velden wel. Uitzondering: de taal van een gebruiker wordt na de eerste sync niet meer overschreven als de gebruiker deze zelf heeft aangepast.
Hoe lang duurt een sync?
Door prestatieproblemen aan de kant van Liantis kan een sync soms langer duren. Wees geduldig, de sync zal voltooien.
Moet ik looncodes aanvragen?
Nee! Liantis heeft voorgedefinieerde looncodes die automatisch worden ingesteld. Dit is een groot voordeel vergeleken met andere payroll partners.
Liantis klant maar je ziet de integratie momenteel niet als optie in Payflip? Contacteer je customer success manager via de blauwe knop in de tool om deze optie met jou te bespreken.