💡 De Securex-integratie is voortdurend in ontwikkeling! We werken continu aan de verbetering ervan. Jouw feedback is waardevol om ons te helpen deze te optimaliseren. Aarzel niet om je suggesties te delen via de blauwe knop in de tool.
1. Hoe werkt de Securex-integratie?
Algemeen principe
Door het activeren van de Securex integratie bespaar je jezelf heel wat manueel werk. Sowieso al één van je betere HR investeringen dit jaar. 😉
Eens de integratie geactiveerd wordt, zullen je werknemersgegevens elke nacht automatisch geüpdate worden vanuit het Securex systeem naar Payflip. Zo zorgen we ervoor dat de gegevens quasi real time up to date blijven.
Belangrijk om hierbij in het achterhoofd te houden is dat Securex ten alle tijden de 'master' van de gegevens blijft. Dit betekent dat:
elke wijziging steeds in je Securex HR tool moet gebeuren. Nadien stroomt ze door naar Payflip door de nachtelijke sync.
bepaalde velden en acties in Payflip uitgeschakeld voor je zullen zijn. Je kan deze niet in Payflip bewerken. Je wordt steeds geïnformeerd over de reden hiervan en doorverwezen naar je Securex HR tool indien nodig.
Nood aan een snellere update doorheen de dag? Naast de nachtelijke sync, kan je ook steeds de sync manueel triggeren door te navigeren naar Integraties > Securex > 'Sync nu'.
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
De volgende gegevens maken deel uit van de nachtelijke sync:
Persoonlijke gegevens van je werknemers (naam, voornaam, e-mail, taal, in dienst datum & werknemersnummer)
Salarisgegevens van je werknemers (brutoloon, arbeidsregime en % patronale RSZ
Welke gegevens worden NIET gesynchroniseerd?
De volgende gegevens/situaties maken geen deel uit van de nachtelijke sync:
Uit dienst datums. Lees hier welke acties je dient te ondernemen in Payflip wanneer één van je werknemers je bedrijf verlaat.
Salaris componenten. Lees hier hoe je dit kan toevoegen voor je werknemers.
Wijziging van entiteit. Wanneer je bedrijf meerdere entiteiten heeft en één van je werknemers van entiteit A naar entiteit B wordt verplaatst, zal dit niet automatisch opgevangen worden door de integratie.
Indien de werknemer hetzelfde e-mailadres behoudt, zal dit bovendien resulteren in een sync error omdat Payflip detecteert dat er reeds een Payflip account voor dit mailadres bestaat. Contacteer ons support team via de blauwe knop in de tool om deze situatie samen met je te bekijken.
2. Hoe activeer je de Securex-integratie?
Eens je customer success manager de Securex integratie voor jou heeft klaargezet, kan je aan de slag met de activatie ervan.
Navigeer naar Integraties > Securex integratie en klik op 'Activeren'. Nadien zal de connectie automatisch gemaakt worden op basis van het BTW nummer van je bedrijf dat is ingegeven onder 'Bedrijfsgegevens' in Payflip.
Bij de activering kun je kiezen tussen twee opties:
Optie 1: Volledige integratie (automatisch)
Met deze optie worden alle medewerkers die bekend zijn in je Securex HR-tool automatisch gesynchroniseerd naar Payflip.
✅ Voordeel: Geen handmatige actie vereist - alle huidige en toekomstige medewerkers worden automatisch gesynchroniseerd.
⚠️ Belangrijk:
Het is niet mogelijk om de selectie van medewerkers te beperken met deze optie.
Nieuwe medewerkers die in Securex worden aangemaakt, zullen ook in Payflip worden aangemaakt. Om te zien wie er is toegevoegd, ga je naar het tabblad 'Gebruikers' en analyseer je wie GEEN budget toegewezen heeft gekregen.
Optie 2: Selectieve integratie (semi-automatisch)
Met deze optie kun je kiezen welke medewerkers je wilt synchroniseren naar Payflip.
✅ Voordeel: Je behoudt de controle over wie wordt toegevoegd in Payflip.
🔄 Nieuwe medewerker: Als je hebt gekozen voor selectieve integratie en er wordt later een nieuwe medewerker toegevoegd in Securex, krijg je opnieuw het selectievenster te zien nadat je op de synchronisatieknop hebt geklikt.
Praktisch voorbeeld:
Je doet eerst een selectieve synchronisatie voor slechts 3 van de 21 medewerkers.
Een maand later komt er een nieuwe medewerker bij. Het systeem detecteert 22 medewerkers en biedt je opnieuw aan om te selecteren wie te synchroniseren.
⚠️ Instelling wijzigen: Je kunt je keuze (automatisch/selectief) wijzigen in het tabblad "Instellingen" van de integratie, maar deze wijziging geldt alleen voor toekomstige medewerkers. Om de synchronisatie van bestaande medewerkers te wijzigen, moet je de integratie deïnstalleren en opnieuw installeren.
3. Wat moet je als admin nog doen ondanks de integratie?
Hoewel de Securex-integratie automatisch de gegevens van je medewerkers synchroniseert, blijven bepaalde acties van jouw kant noodzakelijk:
Verplichte administratieve acties
Budgetten toewijzen: De integratie configureert niet automatisch de flexbudgetten voor je medewerkers. Je moet deze handmatig toewijzen in Payflip.
Medewerkers uitnodigen in de tool: Zelfs als de gegevens van de medewerker gesynchroniseerd zijn, moet je nog steeds de uitnodiging versturen zodat hij/zij toegang krijgt tot Payflip en het platform kan gebruiken.
💡 Samengevat: De integratie beheert de gegevens, maar jij behoudt de controle over de toewijzing van budgetten en de toegang van medewerkers tot het platform.
4. Mogelijke problemen
Problemen bij activering
Zoals hierboven aangegeven, wordt de connectie met Securex gemaakt op basis van het BTW nummer van je bedrijf. Deze vind je terug in Payflip onder 'Bedrijfsgegevens'.
Wanneer er verschillen zitten tussen het BTW nummer ingegeven in Securex en Payflip, is het mogelijk dat er zich een fout voordoet tijdens het activeren van de integratie.
De volgende fouten zijn mogelijk:
Ontbrekend BTW nummer: er is geen BTW nummer ingevuld onder 'Bedrijfsgegevens'.
Ongeldig BTW nummer: er is een BTW nummer ingevuld onder 'Bedrijfsgegevens', maar dit heeft niet het juiste formaat (minstens 10 cijfers zonder de prefix BE).
Firma niet gevonden: het BTW nummer in Payflip heeft het juiste formaat, maar we vinden je bedrijf niet terug in de lijst van Securex bedrijven waarvoor de integratie beschikbaar is.
Interne fout: er ging iets algemeen mis in het activatie proces.
In de meeste gevallen vragen we je om je BTW nummer in Payflip te dubbel checken en nadien het activatie proces opnieuw te starten, maar we geven je in de foutmelding steeds mee wat je precies dient te doen om de fout op te lossen.
Problemen na activering
Integratie geactiveerd? Sit back and relax, ofja in 99% van de gevallen toch. 😉 Het kan natuurlijk altijd zijn dat er zich een klein probleem onderweg voordoet.
Wanneer je navigeert naar Integraties > Securex > Geschiedenis, kan je de status bekijken van elke (automatische of manuele sync) die is gebeurd.
De volgende statussen zal je hier terugvinden:
Success: alle werknemers werden succesvol gesynct.
Gedeeltelijk: een deel van de werknemers werd succesvol gesynct, maar een deel ook niet.
Fout: geen enkele werknemer werd succesvol gesynct.
⚠ Op dit moment is het nog niet mogelijk om in dit scherm een overzicht te krijgen voor welke werknemers de sync precies vastloopt (daar werken we aan 👷). Indien je hier hulp nodig hebt, contacteer je best ons support team via de blauwe knop in de tool. Zij zoeken dit met plezier samen met je uit.
Securex klant maar je ziet de integratie momenteel niet als optie in Payflip? Contacteer je customer success manager via de blauwe knop in de tool om deze optie met jou te bespreken.