📌 In het kort
Externe voordelen registreer je in Payflip onder de noemer "salaris componenten"
Je hebt 2 opties: handmatig toevoegen of bulk-upload
Kies de methode die past bij de grootte van je team en je noden
Er is geen strikte deadline, maar hoe sneller je registreert, hoe vlotter accessoires besteld kunnen worden
Wat is een salariscomponent in Payflip? 🤓
“Salariscomponenten” is de plek in Payflip waar externe voordelen worden bijgehouden. Je vindt ze terug onder de salarisdetails van een medewerker.
Op dit moment zijn er 3 types:
Smartphone
Tablet
PC
Waarom salariscomponenten registreren? 🎯
Door salaris componenten te registreren, kunnen je medewerkers alle mogelijke keuzes maken met hun Payflip budget.
Het registreren van deze componenten is vrijblijvend. Je bent dus niet verplicht om dit te doen.
Toch is er een belangrijk voordeel: Wanneer medewerkers bedrijfsapparaten hebben waarvoor een VAA wordt aangerekend maar die buiten Payflip verkregen zijn (denk aan een smartphone of laptop), dan zorgt registratie ervoor dat:
Je werknemers vlot IT-accessoires kunnen bestellen die bij deze apparaten horen. Meer info hierover vind je in dit artikel.
Je alle voordelen & apparaten handig kunt opvolgen in Payflip.
Twee manieren om salariscomponenten te registreren 🔄
1️⃣ Manuele registratie
Wanneer gebruik je deze methode?
Bij het toevoegen van apparaten voor nieuwe medewerkers
Voor individuele updates
Als je een klein team beheert
Bij eenmalige registraties
Hoe werkt het?
Ga naar Gebruikers > Medewerker > Salaris
Klik op de knop ‘toevoegen’ bij salaris componenten
Vul deze info in:
Type: kies tussen pc, smartphone of tablet
Startdatum: de datum waarop het apparaat in gebruik is genomen. Weet je dit niet exact? Gebruik dan gerust vandaag als startdatum.
Einddatum: optioneel. Geen einddatum? Dan kun je dit veld leeg laten.
Voorbeeld:
Sofia Dupont heeft een bedrijfs-smartphone (niet via Payflip gekozen) waarvoor een VAA geldt. Ze wil via Payflip een hoofdtelefoon bestellen. De HR admin moet eerst haar smartphone registreren via de manuele methode.
2️⃣ Bulk-upload
Wanneer is dit handig?
Als je meerdere apparaten tegelijk moet registreren
Voor grote teams
Bij de eerste invoering van het systeem
Als je in bulk gegevens wilt updaten
Hoe werkt het?
Ga naar Gebruikers > Bulk acties > Ik wil nieuwe salariscomponenten toevoegen voor werknemers
Selecteer welk type salariscomponent je wilt toevoegen (smartphone, tablet of PC).
Download de lijst van werknemers. Op deze manier krijg je een overzicht van al je huidige werknemers in Payflip en kun je selecteren voor welke werknemers een component moet worden toegevoegd.
Breng de nodige wijzigingen aan in het bestand.
De velden first name, last name, email en component type worden automatisch ingevuld en mogen niet worden bewerkt.
Als er werknemers in het bestand staan voor wie de geselecteerde component niet moet worden toegevoegd, verwijder dan de lijnen voor deze werknemers.
Vul de start date in voor elke werknemer (verplicht). Het formaat moet DD/MM/JJJJ zijn.
Vul de end date in voor elke werknemer (optioneel). Als er geen echte einddatum van toepassing is, laat deze velden dan open. Het formaat moet DD/MM/JJJJ zijn.
Elke werknemer kan slechts één keer worden vermeld in het bestand.
Upload het bestand in Payflip.
Controleer of alle gegevens correct zijn verwerkt en sla je wijzigingen op.
Voorbeeld:
Danielle Vrancken en 50 andere medewerkers kregen bij hun start een bedrijfs-PC met VAA (niet via Payflip). Zij willen allemaal een draagbaar tweede scherm bestellen met hun nieuwe IT-budget. Wij raden de HR admin aan om de bulk-upload te gebruiken en alle pc’s in één keer te registreren.
Mogelijke foutmeldingen
We duimen dat er geen fouten in het bestand staan 😉 maar natuurlijk kan dit altijd gebeuren. Lees hier welke fouten je kunt tegenkomen en hoe je ze oplost:
"Entity User not found for email with id [e-mail address]"
Deze werknemer kan niet worden herkend, waarschijnlijk omdat je een wijziging hebt aangebracht in het e-mailadres. Deze kolom mag niet worden bewerkt.
"We were not able to process this file. The following error occurred: Duplicate emails [e-mail address] found"
Je hebt hetzelfde e-mailadres twee keer in het bestand vermeld. Elke werknemer kan slechts één keer worden opgenomen.
"We were not able to process this file. The following error occurred: The field type with value SMARTPHONEE at row 1 and column 4 is missing or incorrect"
Je hebt een wijziging aangebracht in de kolom component type. Deze kolom mag niet worden bewerkt.
"We were not able to process this file. The following error occurred: The field startDate with value 1/01/20254 at row 1 and column 5 is missing or incorrect"
Je hebt het verkeerde datumformaat ingevoegd. Dit moet altijd DD/MM/JJJJ zijn.
Als er een fout optreedt, kun je de nodige aanpassingen in het bestand maken en daarna de upload opnieuw proberen.
Tips voor succes 🌟
1. Verzamel eerst alle info
Maak een lijst van alle externe apparaten die medewerkers nu hebben.
💡 Tip: je sociaal secretariaat heeft meestal een handig lijstje van alle apparaten met een VAA
Noteer welke medewerker welke apparaten gebruikt.
Check het type apparaat (smartphone, tablet, pc).
2. Kies je registratiemethode
Minder dan 10 apparaten? Ga voor manuele registratie
10 of meer? Dan is bulk-upload je beste vriend
3. Hou het up-to-date
Registreer nieuwe apparaten zodra ze worden uitgedeeld
Werk gegevens bij als apparaten veranderen
Verwijder apparaten die niet meer in gebruik zijn
Veelgestelde vragen ❓
Zullen de extern geregistreerde apparaten meegenomen worden met de maandelijkse payroll?
Nee, de externe apparaten die je in Payflip registreert zullen geen onderdeel uitmaken van het maandelijkse Payflip payroll bestand. Hierin nemen we enkel items mee die via Payflip gekozen werden.
Hoe lang duurt het om apparaten te registreren?
Handmatig registreren duurt 1 à 2 minuten per apparaat. Met een bulk-upload kun je honderden apparaten in enkele minuten toevoegen.
Kan ik gegevens na registratie nog aanpassen?
Jazeker! Je kunt apparaatgegevens altijd updaten.
Wat als ik apparaten niet registreer via Payflip?
Het registreren is vrijblijvend, maar het heeft wel invloed op wat je werknemers kunnen doen:
Ze krijgen een melding dat ze eerst een hoofdapparaat nodig hebben als ze accessoires willen kiezen
Pas als er een hoofdapparaat geregistreerd is of gekozen in Payflip, kunnen ze verder met accessoires kiezen
Door te registreren maak je het dus makkelijker voor je werknemers, maar je kiest zelf wanneer je dit doet.
Hulp nodig? 💡
Ons supportteam staat voor je klaar! Chat met ons via Payflip. 🔵