Is de index net gepasseerd? Of wijzigde de salarissen van meerdere van je werknemers?
In dit artikel leggen we je uit hoe je het salaris van meerdere werknemers in Payflip tegelijk kan aanpassen. 👇
Salarissen in bulk wijzigen
Ga naar 'Gebruikers' en klik op 'Bulk acties'. Als je onderneming meerdere entiteiten telt, duid aan voor welke entiteit je salarissen wilt wijzigen.
Klik op 'Ik wil nieuwe salarissen toevoegen voor werknemers'.
Klik op 'Lijst van werknemers downloaden'. Er download een .xlsx bestand waarin alle actieve werknemers zijn opgenomen met hun huidige salarisgegevens.
Pas de salarisgegevens van de werknemers in de Excel aan. In de kolommen waarin 'niet wijzigen' is aangegeven, moet niets aangepast worden.
⚠️ Let op! Zorg ervoor dat je de juiste formatting gebruikt in je Excel. Onderaan dit artikel vind je een overzicht van alle nodige gegevens en het nodige formaat.
Sla je Excel op als een .xlsx of .csv bestand
Laad je bestand op in Payflip
Ontvang je toch een foutmelding? Lees onderaan dit artikel welke foutmeldingen kunnen voorkomen en hoe je deze kan oplossen.
Klik op 'volgende' en kijk het overzicht van je werknemers na.
Je ziet nu het overzicht van de werknemers die je zal opladen.
Klik op 'wijzigingen opslaan'.
Ontvang je toch een foutmelding? Lees onderaan dit artikel welke foutmeldingen kunnen voorkomen en hoe je deze kan oplossen.
Gegevens van de werknemers invullen
Employee Email
Dit is het email adres waarmee de werknemer bekend is in Payflip.
⚠️OPGELET: Pas deze zeker niet aan!
Voornaam en achternaam
Hiermee herken jij de werknemer.
⚠️OPGELET: Pas deze ook niet aan!
Maandelijks brutoloon
Dit is het maandelijks brutoloon van de werknemer.
Payflip doet geen omrekening van het brutoloon op basis van het arbeidsregime van de werknemer. Vul dus het brutoloon in dat de werknemer effectief ontvangt, overeenkomstig het toepasselijke arbeidsregime. Indien de werknemer deeltijds werkt, vul je hier dus het deeltijdse brutoloon in.
⚠️ Data formatting
💸 Getallen moeten altijd dit formaat hebben: 1 234.56 of 1234,56
Gebruik een punt of komma als decimaal scheidingsteken.
Arbeidsregime
Dit is het wekelijks arbeidsregime van de werknemer.
⚠️ Data formatting
🏷️ Dit moet altijd het formaat UU:MM hebben. Bijvoorbeeld: 38:00
Je krijgt een foutmelding bij volgende formats:
38 uur
38,00
38:61
38/40 uur
Startdatum salaris
Dit is de datum waarop de werknemer het nieuwe loon ontvangt.
⚠️ Data formatting
📅 Datums moeten het formaat DD/MM/JJJJ hebben.
Einddatum salaris
Dit is de datum waarop het loon van de werknemer eindigt. Indien de werknemer een contract van onbepaalde duur heeft, vul je hier Undetermined in.
⚠️ Data formatting
Bij contract van onbepaalde duur vul je Undetermined in. (Dit wordt standaard al ingevuld).
📅 Datums moeten het formaat DD/MM/JJJJ hebben.
Coëfficient patronale bijdragen
Dit is het percentage aan patronale bijdragen dat wordt betaald op het loon van de werknemer. Dit kan je bij je sociaal secretariaat aanvragen. Normaal is dit één percentage voor het hele bedrijf.
⚠️ Data formatting
Hier moet een getal tussen 0 en 1 komen.
Gebruik een punt of komma als decimaal scheidingsteken.
❌ Vaak voorkomende foutmeldingen en wat te doen
Foutmeldingen bij het opslaan van het bestand
Indien er een foutmelding zichtbaar wordt bij het opladen van het bestand, zal je terug moeten keren naar het bestand en de nodige aanpassingen doen. Nadien laad je het corrigeerde bestand terug als .csv op in Payflip zoals hierboven omschreven.
➡️ "The field StartDate at row X and column Y is missing or incorrect."
Kijk in het bestand na of je de formatting gebruikt voor de datums. Payflip accepteert enkel het formaat DD/MM/JJJJ.
➡️ "The field workRegime at row X and column Y is missing or incorrect."
Kijk in het bestand na of je de formatting gebruikt voor het werkregime. Payflip accepteert enkel het formaat UU:MM of UU:MM:SS.
➡️ “The following IDs may not be changed: EmployeeEmail."
Dit betekent dat één van de mailadressen in het bestand werd gewijzigd en Payflip dit mailadres niet meer herkent nu. Zorg ervoor dat je nooit iets wijzigt in de kolom met mailadressen.
Foutmeldingen bij het opslaan van het overzicht van de werknemers
➡️ "This wage contract overlaps with an existing wage contract".
Elk salaris in Payflip heeft een begindatum en een einddatum. Indien je een nieuw salaris voor een werknemer toevoegt in Payflip met een begindatum die voor de einddatum van het huidige salaris van de werknemer ligt, dan krijg je deze foutmelding.
In dit geval navigeer je best naar 'Gebruikers', en dan naar de desbetreffende werknemer. Vervolgens kan je onder de tab 'Salaris' de einddatum van het huidige salaris wijzigen.
Weet je niet wat te doen bij een foutmelding die je krijgt? We got your back! Krijg je het toch niet voor elkaar? Contacteer ons via de chat voor hulp! 💜