Klaar om de terugbetaling van kinderopvangkosten aan te bieden aan je werknemers? Let's go! 🚀
Details over het voordeel
Via dit voordeel kan je je werknemers een reeds gemaakte kost rond kinderopvang op een fiscaal interessante manier terugbetalen tot 600 EUR per jaar per kind. Op de terugbetaling is bedrijfsvoorheffing verschuldigd, maar geen sociale zekerheidsbijdragen (13,07%).
Navigeer in de Payflip admin tool naar Organisatie > Voordelen > Terugbetaling kinderopvangkosten en klik op 'lees meer' voor meer concrete details en een gedetailleerde berekening.
Activatie van het voordeel
⚠️ Dit voordeel is voor alle admins zichtbaar in de Payflip admin tool, maar zolang de status niet op actief wordt gezet, zullen je werknemers hier nog niets van zien.
1. Vraag de correcte looncode aan bij je sociaal secretariaat
Eens je een keuze voor de terugbetaling van kinderopvangkosten goedkeurt, zal deze verschijnen in de payroll file van die maand. Om de terugbetaling correct te verwerken in jullie payroll, zullen we de correcte looncode moeten kennen.
Je kan onderstaande template e-mail gebruiken om deze looncode aan te vragen bij je sociaal secretariaat. 👇
E-mail template
E-mail template
Hallo daar 👋
Wij zullen binnenkort een nieuw voordeel toevoegen aan ons Payflip flex plan: de terugbetaling van kinderopvangkosten. Via dit voordeel zullen onze werknemers 600 EUR per kind per jaar kunnen laten terugbetalen via hun budget in Payflip.
Om de keuzes van onze werknemers hiervoor correct in de payroll te verwerken, zouden wij moeten weten welke looncode we hiervoor in Payflip mogen ingeven.
Deze looncode moet de terugbetaling van een bruto bedrag aan de werknemer triggeren, en achterliggend volgende verwerking hebben:
❌ Geen werknemers RSZ
✅ Wel baremieke bedrijfsvoorheffing
Wanneer werknemers hiervoor kiezen, zullen deze keuzes opgenomen worden in de maandelijkse payroll bestanden die Payflip aanlevert.
Kunnen jullie ons doorgeven welke looncode hiervoor gebruikt mag worden in ons dossier?
Bedankt alvast!
2. Voer de looncode in in Payflip
Eens je de looncode hebt ontvangen, kan je deze ingeven in Payflip.
Navigeer naar Payroll > Looncodes en vul de looncode in in het voorziene veld. Sla nadien je wijzigingen op.
3. Activeer het voordeel
⚠️ Je voltooit deze actie idealiter pas nadat de correcte looncode door je sociaal secretariaat gecommuniceerd is. Anders loop je het risico dat de eerste keuzes bij de volgende payroll verwerking niet correct verwerkt kunnen worden.
Navigeer in de Payflip admin tool naar Organisatie > Voordelen > Terugbetaling kinderopvangkosten en klik op 'activeren'.
Duid aan of je gebruik wilt maken van het systeem van algemene voorwaarden.
💡 Tip: dit is het geval voor de meeste van onze klanten. Je kan altijd even kijken bij een ander voordeel of dit daar geactiveerd is. Indien dit het geval is, mag je deze optie ook voor de terugbetaling van kinderopvangkosten activeren.
Duid aan met welke budgetten je werknemers deze keuze mogen maken.
Voeg een eventuele keuzedeadline toe.
💡 Tip: er is niet meteen een reden waarom je hier een keuzedeadline zou invoeren. Ook de terugbetaling van kinderopvangkosten volgt de normale Payflip jaartiming, dus je kan dit gerust openlaten.
4. Informeer je werknemers
Time to make some fuzz about it! Vergeet zeker niet je werknemers te informeren over dit gloednieuw voordeel in jullie flex plan. 😉
Ieder bedrijf heeft zijn eigen manier van communiceren, maar hier vind je alvast wat inspiratie terug. 👇
Inspiratie communicatie
Inspiratie communicatie
Hallo daar 👋
Super nieuws! 🎉 We hebben een gloednieuw voordeel in ons Payflip flex plan toegevoegd: de terugbetaling van kinderopvangkosten. Dit is jouw kans om de kosten die je dit jaar voor kinderopvang hebt gemaakt, terugbetaald te krijgen via je Payflip budget.
Hoe werkt het?
Je kunt tot €600 per kind per jaar terugbetaald krijgen voor uitgaven aan kinderopvang tijdens of buiten de schoolvakanties. 🧒 Ontdek hier welke kosten hier precies onder vallen. Op deze terugbetaling is bedrijfsvoorheffing van toepassing, maar geen sociale zekerheidsbijdragen (13,07%).
Wat moet je precies doen?
Log in in de Payflip tool en ga op zoek naar het voordeel 'terugbetaling van kinderopvangkosten'. Vul hier de nodige gegevens in en ziezo, klus geklaard. De terugbetaling ontvang je via je loonbrief in de maand dat je keuze door HR werd goedgekeurd.
We kijken er naar uit om de keuzes voor dit nieuw voordeel te zien binnenstromen. 😉
Fijne groeten,
Je HR team