Wat doet de payroll module exact?
Elke maand genereert Payflip een payroll bestand (inclusief looncodes) en wordt dit ook doorgestuurd naar jullie payroll partner indien gewenst. 📫
Welke keuzes komen in aanmerking?
Alle keuzes die jij als HR admin goedkeurt voor de payroll deadline
Die deadline kies je hier helemaal zelf.
Keuzes met een impact op de loonbrieven van die maand. Niet alle voordelen gaan gepaard met een maandelijkse payroll impact (bv. fietslease).
Keuzes worden standaard 1 maal gecommuniceerd, in de maand van goedkeuring.
Enkel voor SD worx communiceren we keuzes iedere maand gedurende de volledige looptijd.
Voorbeeld - PC
Deze keuze triggert een VAA van 6 EUR/maand en dit voor een looptijd van 36 maanden. Deze info komt in het payroll bestand terecht.
Voor SD worx herhalen we deze keuze 36 maanden lang in ons payroll bestand.
Voor alle andere payroll providers volstaat een eenmalige communicatie naar jullie payroll provider.
👀 Hier vind je een handig overzicht van de payroll verwerking per voordeel!
Payroll activeren
Meerdere entiteiten? Doorloop stap 1 en 2 per entiteit.
1. Vul de payroll instellingen aan en activeer je payroll
1. Payroll partner
Dit is je sociaal secretariaat.
Selecteer 'general' tenzij je klant bent bij Acerta of SD Worx. Ook als je een Liantis klant bent, selecteer je 'general'.
Voor Acerta klanten en SD Worx klanten is het payroll bestand anders opgemaakt, selecteer de gepaste payroll partner.
2. Payroll deadline
Elke maand zullen wij op deze dag de payroll bestanden genereren en doorsturen naar de e-mailadressen die je toevoegt bij de payroll instellingen .
We raden je aan om wat marge te nemen (2 of 3 dagen) tussen de Payflip payroll deadline en de effectieve deadline bij jullie payroll partner. Zo geef je jezelf alsook je sociaal secretariaat voldoende tijd om de lonen te verwerken.
Geeft een werknemer een keuze in die na de deadline valt? Dan zal deze keuze met de volgende payroll verwerking worden meegenomen.
3. Payroll ID organisatie
Dit is het ID dat je payroll partner toekent aan je organisatie.
Heb je er geen? Vul dan een '/' in.
⚠️ Verplicht voor SD klanten
4. Automatisch verzenden
Schakel dit pas in in de maand van lancering als je voordien liever nog geen mailtjes ontvangt. Als je dit ingeschakeld zullen we elke maand automatisch het payroll bestand versturen naar de opgegeven mailadressen bij 'E-mail contactpersoon
5. Voeg payroll contactpersonen toe
Hier kan je meerdere e-mailadressen toevoegen. Payflip zorgt ervoor dat het payroll bestand maandelijks in de juist mailboxen terechtkomt.
Voeg hier minimum één iemand uit het HR team toe en de dossierbeheerder bij je payroll provider als je dit wenst.
6. Klik op 'wijzigingen opslaan'
⚠️ Wijzigingen opslaan = Activeren van de payroll
Wanneer je je wijzigingen opslaat, krijg je onderstaand scherm te zien.
Selecteer de eerste optie en activeer je payroll. 🥳
2. Vraag de looncodes aan
Neem contact op met je payroll provider om de nodige looncodes aan te vragen. De template e-mail hieronder bevat alle nodige info. Easy.
⚠️ Verwijder wel de informatie over budgetten & voordelen die niet van toepassing is op jouw flexibele verloningsplan.
Template e-mail
Template e-mail
Hallo 👋🏻
Wij zullen binnenkort een flexible reward plan aanbieden aan onze werknemers via Payflip. Zij zullen de mogelijkheid krijgen elk jaar een deel van hun loonpakket in te ruilen voor extralegale voordelen.
Hoe zal de communicatie hierover verlopen?
Elke maand bezorgt Payflip aan ons een bestand met de gemaakte keuzes die een verwerking in de payroll nodig hebben. Dit bestand zullen wij opladen in de SD Worx payroll tool.
Op het einde van het jaar bezorgen we jullie de eindafrekening van de verschillende budgetten. Zo kan deze informatie verwerkt worden samen met de lonen van december.
Welke informatie hebben wij hiervoor nodig?
We zouden moeten weten welke looncodes opgenomen mogen worden in de payroll bestanden voor de volgende voordelen:
Smartphone:
Maandelijks VAA ter waarde van 3 EUR
Hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend
Payflip communiceert het maandelijkse VAA (3), dit slaat niet op het aantal toestellen
Tablet:
Maandelijks VAA ter waarde van 3 EUR
Hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend
Payflip communiceert het maandelijkse VAA (3), dit slaat niet op het aantal toestellen
PC:
Maandelijks VAA ter waarde van 6 EUR
Hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend
Payflip communiceert het maandelijkse VAA (6), dit slaat niet op het aantal toestellen!
Internet:
Maandelijks VAA ter waarde van 5 EUR
Hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend
Smartwatch:
Eénmalig VAA ter waarde van 50% van de werkelijke waarde van het toestel
Hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend
Terugbetaling individueel pensioensparen:
Uitbetaling bruto bedrag
Hier wordt enkel BV op berekend, geen werknemers-RSZ
Terugbetaling kinderopvangkosten:
Uitbetaling bruto bedrag
Hier wordt enkel BV op berekend, geen werknemers-RSZ
Bureaumateriaal:
Eénmalig VAA ter waarde van de werkelijke waarde van het materiaal
Hier wordt enkel werknemers-RSZ op berekend, geen BV
Terugbetalingen in het kader van pijler 2 mobiliteitsbudget:
Uitbetaling netto bedrag
Hier wordt geen werknemers-RSZ of BV op berekend
Daarnaast zouden we moeten weten welke looncodes opgenomen mogen worden in de payroll bestanden voor de volgende budgetten:
Inhouding eindejaarspremie: Inhouding van een bedrag op de bruto eindejaarspremie ter waarde van de voordelen gekozen met dit budget
Uitbetaling (saldo) cash bonus: Uitbetaling bruto bedrag - hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend
Uitbetaling saldo van pijler 3 mobiliteitsbudget: Uitbetaling bruto bedrag - hier is een bijzondere werknemersbijdrage van 38,07% op van toepassing
Kunnen jullie er zeker voor zorgen dat al deze looncodes voor ons dossier geactiveerd zijn?
2. Kunnen jullie ons vertellen welk percentage van de patronale RSZ bijdragen van toepassing is op ons bedrijf?
Bedankt alvast om ons van de nodige feedback te voorzien!
3. Geef de looncodes in
Vul de looncodes in per voordeel en per budget. Vergeet je wijzigingen niet op te slaan!
Deze productcodes triggeren een specifieke verwerking op de loonbrief en hangen vast aan een specifiek voordeel.
Ook voor de budgetten hebben we een looncode nodig aangezien we ook uitbetalingen en afhoudingen communiceren via payroll bestanden. 👇
Bonussen kunnen iedere maand uitbetaald worden op aanvraag van de werknemer.
Voor het mobiliteitsbudget betalen we het overige budget jaarlijks uit in pijler 3.
Op het einde van het jaar geven we via een apart payroll bestand mee hoeveel er afgehouden dient te worden van de bruto eindejaarspremie
Maandelijkse verwerking
Je kunt het loonbestand op elk gewenst moment downloaden vanuit Payflip, of je kunt het elke maand per e-mail naar jou (en andere contacten) toe laten sturen.
SD Worx klant | Acerta klant | Andere payroll provider |
Elke maand laad je het loonbestand (inclusief de toepasselijke looncodes) op in de payroll tool van My SD Worx. | Als je met Acerta Connect werkt, moet je dit bestand uploaden in de 'afwijkende lonen'.
Als je niet met Acerta Connect werkt, kun je dit bestand uploaden in je payrollsysteem. | Je hoeft enkel je dossierbeheerder toe te voegen als contactpersoon en de automatische verzending in te schakelen. |
|
|
|
Payflip Overzicht
Raadpleeg al je maandelijkse en jaarlijkse payroll bestanden door ze te downloaden.
Je ziet ook steeds wanneer het volgende rapport gegenereerd wordt.