Hoe werkt de Securex integratie in het algemeen?
Door het activeren van de Securex integratie bespaar je jezelf heel wat manueel werk. Sowieso al één van je betere HR investeringen dit jaar. 😉
Eens de integratie geactiveerd wordt, zullen je werknemersgegevens elke nacht automatisch geüpdate worden vanuit het Securex systeem naar Payflip. Zo zorgen we ervoor dat de gegevens quasi real time up to date blijven.
Belangrijk om hierbij in het achterhoofd te houden is dat Securex ten alle tijden de 'master' van de gegevens blijft. Dit betekent dat:
elke wijziging steeds in je Securex HR tool moet gebeuren. Nadien stroomt ze door naar Payflip door de nachtelijke sync.
bepaalde velden en acties in Payflip uitgeschakeld voor je zullen zijn. Je kan deze niet in Payflip bewerken. Je wordt steeds geïnformeerd over de reden hiervan en doorverwezen naar je Securex HR tool indien nodig.
Nood aan een snellere update doorheen de dag? Naast de nachtelijke sync, kan je ook steeds de sync manueel triggeren door te navigeren naar Integraties > Securex > 'Sync nu'.
Hoe activeer ik de Securex integratie?
Eens je customer success manager de Securex integratie voor jou heeft klaargezet, kan je aan de slag met de activatie ervan.
Navigeer naar Integraties > Securex integratie en klik op 'Activeren'. Nadien zal de connectie automatisch gemaakt worden op basis van het BTW nummer van je bedrijf dat is ingegeven onder 'Bedrijfsgegevens' in Payflip.
⚠️ Door het activeren van de integratie zal je alle werknemers die in je Securex HR tool bekend zijn syncen naar Payflip. Het is niet mogelijk om enkel een beperkte selectie te selecteren voor deze sync.
Eens de integratie actief is, zal je zien hoeveel werknemers & salarisgegevens er precies deel uitmaken van de sync. Ook krijg je hier de mogelijkheid om de sync manueel te triggeren.
Securex klant maar je ziet de integratie momenteel niet als optie in Payflip? Contacteer je customer success manager via de blauwe knop in de tool om deze optie met jou te bespreken.
Welke gegevens maken momenteel deel uit van de Securex integratie?
De volgende gegevens maken deel uit van de nachtelijke sync:
Persoonlijke gegevens van je werknemers (naam, voornaam, e-mail, taal, in dienst datum & werknemersnummer)
Salarisgegevens van je werknemers (brutoloon, arbeidsregime en % patronale RSZ
Welke gegevens maken momenteel geen deel uit van de Securex integratie (en vragen potentieel dus nog opvolgwerk)?
De volgende gegevens/situaties maken geen deel uit van de nachtelijke sync:
Uit dienst datums. Lees hier welke acties je dient te ondernemen in Payflip wanneer één van je werknemers je bedrijf verlaat.
Salaris componenten. Lees hier hoe je dit kan toevoegen voor je werknemers.
Wijziging van entiteit. Wanneer je bedrijf meerdere entiteiten heeft en één van je werknemers van entiteit A naar entiteit B wordt verplaatst, zal dit niet automatisch opgevangen worden door de integratie.
Indien de werknemer hetzelfde e-mailadres behoudt, zal dit bovendien resulteren in een sync error omdat Payflip detecteert dat er reeds een Payflip account voor dit mailadres bestaat. Contacteer ons support team via de blauwe knop in de tool om deze situatie samen met je te bekijken.
Welke problemen kunnen zich voordoen tijdens de activatie?
Zoals hierboven aangegeven, wordt de connectie met Securex gemaakt op basis van het BTW nummer van je bedrijf. Deze vind je terug in Payflip onder 'Bedrijfsgegevens'.
Wanneer er verschillen zitten tussen het BTW nummer ingegeven in Securex en Payflip, is het mogelijk dat er zich een fout voordoet tijdens het activeren van de integratie.
De volgende fouten zijn mogelijk:
Ontbrekend BTW nummer: er is geen BTW nummer ingevuld onder 'Bedrijfsgegevens'.
Ongeldig BTW nummer: er is een BTW nummer ingevuld onder 'Bedrijfsgegevens', maar dit heeft niet het juiste formaat (minstens 10 cijfers zonder de prefix BE).
Firma niet gevonden: het BTW nummer in Payflip heeft het juiste formaat, maar we vinden je bedrijf niet terug in de lijst van Securex bedrijven waarvoor de integratie beschikbaar is.
Interne fout: er ging iets algemeen mis in het activatie proces.
In de meeste gevallen vragen we je om je BTW nummer in Payflip te dubbel checken en nadien het activatie proces opnieuw te starten, maar we geven je in de foutmelding steeds mee wat je precies dient te doen om de fout op te lossen.
Welke problemen kunnen zich voordoen na de activatie
Integratie geactiveerd? Sit back and relax, ofja in 99% van de gevallen toch. 😉 Het kan natuurlijk altijd zijn dat er zich een klein probleem onderweg voordoet.
Wanneer je navigeert naar Integraties > Securex > Geschiedenis, kan je de status bekijken van elke (automatische of manuele sync) die is gebeurd.
De volgende statussen zal je hier terugvinden:
Success: alle werknemers werden succesvol gesynct.
Gedeeltelijk: een deel van de werknemers werd succesvol gesynct, maar een deel ook niet.
Fout: geen enkele werknemer werd succesvol gesynct.
⚠ Op dit moment is het nog niet mogelijk om in dit scherm een overzicht te krijgen voor welke werknemers de sync precies vastloopt (daar werken we aan 👷). Indien je hier hulp nodig hebt, contacteer je best ons support team via de blauwe knop in de tool. Zij zoeken dit met plezier samen met je uit.