Naarmate elk van je budgetten zijn afsluiting nadert, moeten ongebruikte budgetten (eindejaarspremie, bonus, Mobiliteitsbudget) via de loonverwerking geregulariseerd worden. Payflip genereert automatisch de nodige bestanden met alle vereiste informatie.
Zo werkt het:
Payflip genereert je bestand op basis van de cashconversiedatum van het betreffende budget
Jij (of je sociaal secretariaat) ontvangt het bestand per e-mail
Slechts één kolom te raadplegen voor de loonverwerking
Volg deze gids om alles te weten over de toegang tot en verwerking van deze bestanden. 👇🏼
Wanneer en waar kan je deze payroll bestanden raadplegen?
Wanneer? Op basis van de jaarlijkse cash out datum die je hebt gekozen, zal het payrollbestand de volgende dag beschikbaar zijn in Payflip.
Waar? In de sectie 'Organisatie' > 'Payroll' > 'Overzicht' > 'Jaarlijkse payroll'.
Je vindt er één bestand per budgettype en per entiteit.
Welke informatie vind je terug in deze salarisbestanden?
De informatie in het payroll bestand hangt af van het type budget:
| Payflip Budget uitgegeven tegen werkgeverskost > Kolom: 'Payflip Budget spent (employer cost)' | Bruto inhouding op basis van uitgegeven budget
> Kolom: 'Gross deduction' | Bruto uitbetaling van resterende budget
> Kolom: 'Gross pay out'
|
Eindejaarspremie | Dit is het bedrag aan werkgeverskost dat je werknemer in Payflip heeft uitgegeven. Het is de som van alle transacties op dit budget in 2025. | Dit is het brutobedrag dat moet worden ingehouden op de eindejaarspremie berekend door je sociaal secretariaat.
Formule: Brutobedrag = Budget uitgegeven aan werkgeverskost / (1 + % RSZ werkgever) |
|
Bonus budget | Dit is het bedrag aan werkgeverskost dat je werknemer nog beschikbaar heeft in Payflip. Het komt overeen met het in 2025 toegewezen budget minus alle transacties op dit budget van 2025 |
| Dit is het brutobedrag dat moet worden uitbetaald. Je werknemer heeft recht op dit budget omdat hij/zij het niet volledig heeft gebruikt.
Formule: Brutobedrag = Resterend budget aan werkgeverskost / (1 + % RSZ werkgever) |
Mobiliteitsbudget | Dit is het budget aan werkgeverskost dat je werknemer nog beschikbaar heeft in Payflip. Het komt overeen met het in 2025 toegewezen budget minus alle transacties op dit budget van 2025. |
| Dit is het brutobedrag dat moet worden uitbetaald als pijler 3. Je werknemer heeft recht op dit budget omdat hij/zij het niet volledig heeft gebruikt.
Formule: Brutobedrag = Resterend budget aan werkgeverskost |
Wat moet je doen met deze bestanden? 💪
Optie 1: Je behandelt de verwerking intern
Afhankelijk van het budget:
Voor eindejaarspremies (EJP):
Raadpleeg de kolom "Gross Deduction" in het bestand - Deze kolom is de enige info die nodig is voor je loonverwerking
Dit bedrag moet worden afgetrokken van de totale bruto eindejaarspremie (berekend door je sociaal secretariaat)
Voor bonus en Mobiliteitsbudget:
Raadpleeg de kolom "Gross Pay out" in het bestand - Deze kolom is de enige info die nodig is voor je loonverwerking
Dit bedrag moet worden uitbetaald aan werknemers
Optie 2: Je sociaal secretariaat behandelt de verwerking
Als hun contactgegevens in Payflip staan ('Payroll' > 'Instellingen'): Ze hebben het bestand al automatisch per e-mail ontvangen, net zoals jij. Niets te doen aan jouw kant. ✅
Als hun contactgegevens niet in Payflip staan: Stuur hen de e-mail door met de bijgevoegde bestanden. 📫
FAQ ❓
Ik wil het bestand eerder ontvangen, is dat mogelijk?
Ja, dat is mogelijk. Je kunt de deadline voor cashconversie vervroegen door de instructies hier te volgen.
Wat betekent de kolom "wage code"?
De looncode is degene die moet worden gebruikt om het bedrag in de kolom "gross deduction/gross pay out" in te voeren in de loonfiches van werknemers.
Wat betekent de kolom "date"?
Dit is de dag waarop ongebruikte budgetten automatisch worden omgezet in cash. Je hebt deze datum zelf gedefinieerd in de tool.
Waarom is het bedrag in de kolom "gross deduction" negatief?
Dit betekent dat het eindejaarspremiebudget van de werknemer tijdens het jaar is gewijzigd en dat de werknemer zijn/haar budgetbedrag in Payflip heeft overschreden. De oorzaken kunnen divers zijn, zoals:
Een salarisverlaging
Een overstap naar een lager arbeidsregime
Een afwezigheid
Deze factoren verminderen het budget van de werknemer tijdens het jaar. Het kan echter zijn dat hij/zij voordelen heeft gekozen die het nieuwe beschikbare budget overschrijden (d.w.z. voordat dit budget werd verlaagd). Dit resulteert in een negatieve bruto-inhouding omdat de werknemer een bedrag heeft uitgegeven waar hij/zij geen recht op had.
Wat te doen? Gelieve te coördineren met je sociaal secretariaat om deze situatie op te lossen, door dit brutobedrag af te trekken van een andere inkomstenbron.
Ons sociaal secretariaat is SD Worx en zij willen het Excel-bestand in tekstformaat. Is dat mogelijk?
Dit wordt niet ondersteund. We kunnen het bestand alleen in Excel-formaat leveren.