U biedt het Mobiliteitsbudget aan uw werknemers aan in Payflip en u moet de TCO van één of meerdere werknemers herberekenen op basis van de nieuwe formules?
Geen paniek, Payflip is er om u te helpen de dingen duidelijker te zien!
In dit artikel leest u wat u moet doen om u aan te passen aan de nieuwe wetgeving:
1️⃣ Kies je formule
Je moet 2 keuzes maken:
Welke formule ga je toepassen?
De werkelijke kosten formule
De formule voor vaste kosten
Hoe ga je deze formule toepassen en de TCO berekenen?
Op individuele basis, per werknemer
Op basis van functiecategorieën, door een referentiewagen te kiezen
⚠️ Dezelfde methode, reëel of forfaitair, moet dus worden toegepast op alle werknemers van het bedrijf.
➡️ Formules
| Werkelijke kostenformule | Formule o.b.v. forfaitaire kosten |
Formule details | Berekening van de werkelijke kosten van de wagen die aan een werknemer is toegewezen gedurende de laatste 4 jaar dat hij hem heeft gebruikt (of zo lang mogelijk als hij hem minder dan 4 jaar heeft gebruikt).
De TCO samengesteld uit alle werkelijke kosten die de werkgever heeft gemaakt om een bedrijfswagen te financieren, evenals de aanverwante kosten die in de car policy worden vermeld. | In deze tweede formule hangt de berekening af van het type voertuig. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen :
In beide gevallen bestaat de TCO uit een vaste component en een variabele component |
Voor wie? 🤷🏽 |
|
|
💡 In de praktijk merkt Payflip dat de forfaitaire methode met betrekking tot leaseauto's het meest wordt gebruikt. Deze methode is :
gemakkelijk te implementeren
en transparant voor werknemers
Het wordt vaak toegepast per functiecategorie op basis van een referentiewagen.
2️⃣ Pas jouw Mobiliteitsbudget policy aan
Pas je Mobiliteitsbudgetbeleid in Payflip aan op basis van de 2 keuzes die je hierboven hebt gemaakt.
Gebruik de chat om ons te vragen uw Mobiliteitsbudget policy op te sturen.
Voeg de volgende paragraaf toe, aangepast aan uw 2 keuzes:
Dutch version
Dutch version
"Vanaf 1 januari 2024, voor nieuwe werknemers die gebruik maken van het mobiliteitsbudget of werknemers die reeds gebruik maken van het mobiliteitsbudget en van functie veranderen of een promotie genieten, gebruikt de Werkgever [de werkelijke kostenformule om de TCO te berekenen. Dit is een evaluatie van de werkelijke kosten van de bedrijfswagen die aan een Werknemer is toegewezen, over de laatste 4 jaar dat hij er gebruik van heeft gemaakt (of zo lang mogelijk als hij er minder dan 4 jaar gebruik van heeft gemaakt)] / [de formule op basis van forfaitaire waarden om de TCO te berekenen]. De TCO zal berekend worden [op individuele basis per Werknemer] / [aan de hand van een referentiewagen per functiecategorie]. Deze methode van berekening van de TCO zal de Werkgever minstens drie jaar lang hanteren."
French version
French version
"A partir du 1er janvier 2024, pour les nouveaux employés utilisant le budget mobilité ou les employés utilisant déjà le budget mobilité et changeant de fonction ou bénéficiant d'une promotion, L’Employeur opte pour [la formule des coûts réels pour calculer le TCO. Il s’agit d’une évaluation du coût réel de la voiture affectée à un Travailleur, sur les 4 dernières années où il en a bénéficié (ou le plus longtemps possible s’il en a bénéficié moins de 4 ans).] / [la formule sur base de valeurs forfaitaires pour calculer le TCO.] Le TCO sera calculé [sur base individuelle par employé] / [par catégorie de fonction sur base d’une voiture de référence]. Cette méthode de calcul du TCO sera utilisée par l'Employeur pendant au moins trois ans."
English version
English version
"From 1st January 2024, for new employees using the mobility budget or employees already using the mobility budget and changing function or benefiting from a promotion, the Employer will opt for [the actual cost formula to calculate the TCO. This is an evaluation of the actual cost of the car assigned to an Employee, over the last 4 years that he has benefited from it (or as long as possible if he has benefited from it for less than 4 years)] / [the formula based on fixed values to calculate the TCO]. The TCO will be calculated [on an individual basis per employee] / [per function category based on a reference car]. This method of calculating TCO will be used by the Employer for at least three years."
Verwijder uw oude Mobiliteitsbudget policy in de Payflip tool:
Ga naar het tabblad 'Organisatie' > 'Documenten'.
Klik op de Mobiliteitsbudget policy
Klik op de roze en witte knop rechtsboven om het document te deactiveren
Klik op verwijder het document en nogmaals in het venster dat verschijnt
Upload de nieuwe policy voor budgetmobiliteit in de Payflip-tool:
Ga naar het tabblad 'Organisatie' > 'Documenten'.
Klik op de knop '+ bedrijsdocument toevoegen' in de rechterbovenhoek
Voer de naam en taal in
Download het document in pdf-formaat
Klik op 'Document toevoegen'
3️⃣ Bereken de nieuwe TCO-bedragen
1. Download onze TCO-calculator
Download onze TCO-calculator en sla het bestand op je computer op.
🤔 Kom je cellen tegen waar '"NAME?" staat? Klik op de cel in kwestie, plaats de cursor in de functiebalk en druk op 'enter'. Alles zou weer normaal moeten worden!
Lees de instructies om erachter te komen hoe je dit bestand kunt gebruiken. 🎮
2. Een paar tips van Payflip over het toepassen van de nieuwe formules
Werkelijke kostenformule | Formule o.b.v. forfaitaire kosten - Bedrijfswagens in lease of operationele huur | Formule o.b.v. forfaitaire kosten - Bedrijfswagens in eigendom of financiële lease |
Er zijn geen wijzigingen in de oude berekening die Payflip heeft geleverd. Als u deze formule gebruikt, kunt u deze blijven toepassen.
Zie voor een update het tabblad voor deze formule in onze TCO-calculator. | Er zijn geen wijzigingen in de oude berekening van Payflip als brandstofkosten zijn opgenomen in de jaarlijkse kosten van de huur of lease.
❗️Als brandstofkosten niet zijn opgenomen in de jaarlijkse kosten van de huur of lease en u een brandstof- of elektrische laadpas aanbiedt, herbereken de TCO op basis van het relevante tabblad in de TCO-calculator.
| Je moet de nieuwe formule toepassen die door de overheid is gepubliceerd.
❗️Herbereken de TCO op basis van het relevante tabblad in de TCO-calculator. |
🎮 Hoe de TCO-calculator van Payflip te gebruiken? Enkele tips.
De TCO-calculator van Payflip bestaat uit 6 tabbladen:
De 2 berekeningsmethoden en een paar toelichtingen: kies op dit tabblad de formule die je wilt toepassen.
FAQ: hier vindt je extra uitleg en informatie die nuttig zijn bij het berekenen van een TCO.
Formule o.b.v. werkelijke kosten: hier kan je de TCO berekenen o.b.v. de werkelijke kosten.
Formule o.b.v. forfaitaire kosten - gehuurde of geleasde wagen: hier kan je de TCO berekenen o.b.v. de forfaitaire methode voor het aangeduide type voertuigen.
Formule o.b.v. forfaitaire kosten - wagen in eigendom of financiële lease: hier kan je de TCO berekenen o.b.v. de forfaitaire methode voor het aangeduide type voertuigen.
Voorbeeldberekeningen: voor elke formule (3) kan je hier een voorbeeld terugvinden met fictieve gegevens.
Vanaf je de formule hebt gekozen die je wilt toepassen (op basis van de informatie opgenomen in tabbladen 1 en 2 in het bestand), kan je de TCO rechtstreeks berekenen in het tabblad voor de gekozen formule.
Hoe doe je dat?
🔵 Vul de blauwe vakjes in
🟠 Maak een keuze in de oranje vakjes
🟢 Controleer de informatie in de groene vakjes
⚫️ Vergeet niet de informatie in de vakjes met een zwarte rechterbovenhoek te controleren. Deze kunnen erg nuttig zijn!
Voor bepaalde informatie kan je terecht bij je boekhouder (bv. voor de BTW of de belasting op de wagenkosten).
Het bedrag van het mobiliteitsbudget / TCO wordt eerst berekend op jaarbasis en vervolgens op basis van het aantal kalenderdagen waarop de werknemer gedurende het kalenderjaar heeft deelgenomen aan het mobiliteitsbudget (roze vakje).
❓Als je vragen zou hebben over de TCO-calculator, aarzel dan niet om contact met ons opnemen via de chatfunctie of via een mailtje naar [email protected].