Het mobiliteitsbudget wordt bepaald op basis van de TCO (Total Cost of Ownership), die overeenkomt met de bruto jaarlijkse kost van een wagen voor de werkgever. De TCO omvat niet enkel de standaardkosten van de wagen, maar ook een reeks andere factoren en kosten zoals de uitgaven die niet in aanmerking komen voor de vennootschapsbelasting, de niet-recupereerbare btw en het brandstof-/energieverbruik.
Het Koninklijk Besluit van 10/09/2023 heeft 2 methodes gedefinieerd voor de berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget, of de TCO, die van toepassing zijn vanaf 01/01/2024:
1️⃣ Formule o.b.v. de werkelijke kosten van een bedrijfswagen
Deze formule maakt het mogelijk om de werkelijke kosten te berekenen van de wagen die aan een werknemer is toegewezen gedurende de laatste 4 jaar dat hij hem heeft gebruikt (of zo lang mogelijk als hij hem minder dan 4 jaar heeft gebruikt).
In deze formule wordt de TCO samengesteld uit alle werkelijke kosten die de werkgever heeft gemaakt om een bedrijfswagen te financieren, evenals de aanverwante kosten die in de car policy worden vermeld.
⚠️ Als de kosten niet in deze car policy zijn opgenomen, kunnen ze niet in aanmerking worden genomen.
Je kan de lijst met kosten raadplegen in de TCO-calculator.
2️⃣ Formule o.b.v. forfaitaire kosten
Voor medewerkers die (nog) geen bedrijfswagen hebben en dus geen bestaande wagen opgeven (nieuwe werknemer, promotie of functiewijziging) moet altijd de forfaitaire formule gehanteerd worden.
Als voor deze formule wordt gekozen, moet dit expliciet worden vermeld in de Car policy en de Mobiliteitsbudget policy.
In deze tweede formule hangt de specifieke berekening af van het type voertuig. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen :
Gehuurde of geleasede voertuigen
Voertuigen in eigendom of financiële lease
In beide gevallen bestaat de TCO uit een vaste component en een variabele component (details te raadplegen in de TCO-calculator).
💡 In de praktijk merkt Payflip dat de forfaitaire methode met betrekking tot leasewagens het meest wordt gebruikt. Deze methode is:
eenvoudig te implementeren
en zeer transparant voor werknemers
🎮 Hoe de TCO-calculator van Payflip te gebruiken? Enkele tips.
Payflip heeft een TCO-calculator gemaakt die we graag ter beschikking stellen zodat je zelf de TCO kunt berekenen die van toepassing is voor jouw werknemers.
Je kan de TCO-calculator hier downloaden.
De TCO-calculator van Payflip bestaat uit 6 tabbladen:
De 2 berekeningsmethoden en een paar toelichtingen: kies op dit tabblad de formule die je wilt toepassen.
FAQ: hier vindt je extra uitleg en informatie die nuttig zijn bij het berekenen van een TCO.
Formule o.b.v. werkelijke kosten: hier kan je de TCO berekenen o.b.v. de werkelijke kosten.
Formule o.b.v. forfaitaire kosten - gehuurde of geleasde wagen: hier kan je de TCO berekenen o.b.v. de forfaitaire methode voor het aangeduide type voertuigen.
Formule o.b.v. forfaitaire kosten - wagen in eigendom of financiële lease: hier kan je de TCO berekenen o.b.v. de forfaitaire methode voor het aangeduide type voertuigen.
Voorbeeldberekeningen: voor elke formule (3) kan je hier een voorbeeld terugvinden met fictieve gegevens.
Vanaf je de formule hebt gekozen die je wilt toepassen (op basis van de informatie opgenomen in tabbladen 1 en 2 in het bestand), kan je de TCO rechtstreeks berekenen in het tabblad voor de gekozen formule.
Hoe doe je dat?
🔵 Vul de blauwe vakjes in
🟠 Maak een keuze in de oranje vakjes
🟢 Controleer de informatie in de groene vakjes
⚫️ Vergeet niet de informatie in de vakjes met een zwarte rechterbovenhoek te controleren. Deze kunnen erg nuttig zijn!
Voor bepaalde informatie kan je terecht bij je boekhouder (bv. voor de BTW of de belasting op de wagenkosten).
Het bedrag van het mobiliteitsbudget / TCO wordt eerst berekend op jaarbasis en vervolgens op basis van het aantal kalenderdagen waarop de werknemer gedurende het kalenderjaar heeft deelgenomen aan het mobiliteitsbudget (roze vakje).
❓Als je vragen zou hebben over de TCO-calculator, aarzel dan niet om contact met ons opnemen via de chatfunctie (blauwe knop).