💡 L'intégration Liantis est en constante évolution ! Nous travaillons continuellement à son amélioration. Votre feedback est précieux pour nous aider à l'optimiser. N'hésitez pas à partager vos suggestions via le bouton bleu dans Payflip.
1. Comment fonctionne l'intégration Liantis?
Principe général
L'intégration Liantis assure une synchronisation automatique des données des employés et des données salariales entre Liantis et Payflip. Cette synchronisation se fait automatiquement chaque nuit. 😀
Grâce à cette intégration, en tant qu'administrateur RH, vous ne devez maintenir les données des employés qu'une seule fois : dans Liantis. Ces données sont automatiquement transmises à Payflip, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps et évite les erreurs.
💡 Important : Liantis reste le 'master' des données en tout temps.
Chaque modification doit toujours être effectuée dans votre outil RH Liantis. Elle est ensuite transmise à Payflip via la synchronisation nocturne. ➡ Si l'adresse e-mail est manquante pour les employés, par exemple, vous devez d'abord l'ajouter dans MyLiantis puis synchroniser à nouveau.
Certains champs et actions dans Payflip seront désactivés. Vous ne pouvez pas les modifier dans Payflip. Vous serez toujours informé de la raison et redirigé vers votre outil RH Liantis si nécessaire.
Besoin d'une mise à jour plus rapide pendant la journée ? En plus de la synchronisation nocturne, vous pouvez toujours déclencher la synchronisation manuellement en naviguant vers Intégrations > Liantis > 'Synchroniser maintenant'.
Quelles données sont synchronisées? ✅
L'intégration synchronise deux catégories principales de données:
1. Données personnelles des employés
Prénom
Nom
Adresse e-mail
Langue (⚠️ uniquement lors de la première synchronisation - les modifications dans Payflip sont conservées par la suite)
Date d'entrée en service
Numéro d'employé (ID Payroll)
2. Données salariales (contrats de travail)
Type de salaire (taux horaire / salaire mensuel)
Salaire brut (automatiquement converti en salaire mensuel pour les employés)
Date de début du contrat
Date de fin du contrat (si disponible)
Régime de travail (pourcentage temps plein)
Pourcentage de sécurité sociale employeur
Quelles données ne sont PAS synchronisées? ❌
Les données/situations suivantes ne font pas partie de la synchronisation nocturne :
Dates de sortie. Lisez ici quelles actions vous devez entreprendre dans Payflip lorsqu'un de vos employés quitte votre entreprise.
Composants salariaux. Lisez ici comment les ajouter pour vos employés.
Changement d'entité. Lorsque votre entreprise possède plusieurs entités et qu'un de vos employés est transféré de l'entité A vers l'entité B, cela ne sera pas automatiquement pris en charge par l'intégration. Si l'employé conserve la même adresse e-mail, cela résultera en une erreur de synchronisation car Payflip détecte qu'il existe déjà un compte Payflip pour cette adresse e-mail. Contactez notre équipe support via le bouton bleu dans l'outil pour examiner cette situation avec vous.
2. Ce que vous devez encore faire en tant qu'admin malgré l'intégration
Bien que l'intégration Liantis synchronise automatiquement certaines données de vos employés, certaines actions restent nécessaires de votre côté :
Actions administratives obligatoires
Attribuer les budgets : L'intégration n'assigne pas automatiquement le(s) budget(s) pour vos employés. Vous devez les attribuer manuellement dans Payflip. Comment faire?
Inviter les employés dans l'outil : Même si les données de l'employé sont synchronisées, vous devez encore envoyer l'invitation pour qu'il puisse accéder à Payflip et utiliser sa plateforme. Comment faire?
💡 En résumé : L'intégration gère les données, mais vous gardez le contrôle sur l'attribution des budgets et l'accès des employés à la plateforme.
3. Comment activer l'intégration Liantis?
(vous préférez regarder une vidéo? voir ci-dessous ⬇)
Une fois que votre customer success manager a configuré l'intégration Liantis pour vous, vous pouvez procéder à son activation.
Étape 1: Accédez aux intégrations et connectez-vous :
Allez dans Paramètres > Intégrations
Cliquez sur Intégration Liantis
Connectez-vous.
La connexion sera ensuite automatiquement établie sur la base du numéro de TVA de votre entreprise saisi sous 'Détails de l'entreprise' dans Payflip.
Étape 2: Donnez votre consentement chez Liantis 🔐
Vous devez donner votre consentement pour que les données de Liantis puissent être envoyées à Payflip. Lors de l'activation de l'intégration, vous serez automatiquement redirigé vers Liantis pour accorder ce consentement.
Votre vie privée est importante pour nous et notre partenaire Liantis, c'est pourquoi vous devez donner votre consentement pour échanger vos données entre Liantis et Payflip. Lors de l'activation, vous serez automatiquement redirigé vers MyLiantis pour accorder ce consentement. Attention, cela ne peut être effectué que par une personne enregistrée comme utilisateur principal dans MyLiantis, sinon l'octroi du consentement ne fonctionnera pas et l'intégration ne pourra pas être activée.
Vous ne devez donner ce consentement qu'une seule fois.
✅ Après avoir donné votre consentement, vous serez redirigé vers Payflip pour finaliser la configuration de l'intégration.
Étape 3 : Choisissez votre méthode de synchronisation
Vous avez deux options :
Option 1 : Intégration complète (automatique) ✨
Que se passe-t-il ?
Tous les employés actuels et futurs sont automatiquement synchronisés
Les nouveaux employés ajoutés dans Liantis apparaissent automatiquement dans Payflip
Les modifications des données des employés dans Liantis sont automatiquement appliquées
Pour qui ?
Idéal pour les nouveaux clients qui démarrent avec Payflip
Pour les entreprises qui veulent tous leurs employés dans Payflip
Option 2 : Intégration sélective (semi-automatique) 🎯
Que se passe-t-il ?
Vous choisissez quels employés sont synchronisés
Seuls les employés sélectionnés apparaissent dans Payflip
Les nouveaux employés ne sont pas automatiquement ajoutés - vous devez les sélectionner manuellement
Pour qui ?
Obligatoire pour les clients en migration (utilisateurs existants du plan flex Liantis)
Pour les entreprises qui ne veulent donner accès qu'à une partie de leurs employés à Payflip
Pour les entreprises avec plusieurs entités qui veulent synchroniser de manière sélective
⚠️ Important pour les clients en migration : Si vous passez de l'ancien plan flex Liantis à Payflip, vous devez toujours utiliser la synchronisation sélective pour éviter que des employés précédemment exclus ne soient soudainement synchronisés.
Étape 4 : Finalisez la configuration
Après avoir choisi votre méthode de synchronisation :
Confirmez votre choix
La première synchronisation démarre automatiquement
Intégration activée ? Détendez-vous 😉 Bien sûr, un petit problème peut toujours survenir en cours de route. ⬇
4. Problèmes possibles
Problèmes lors de l'activation
La connexion avec Liantis est établie sur la base du numéro de TVA de votre entreprise. Ce numéro de TVA se trouve dans Payflip sous Paramètres > Détails de l'entreprise.
Lorsqu'il y a des différences entre le numéro de TVA saisi dans Liantis et Payflip, une erreur peut se produire lors de l'activation de l'intégration.
Les erreurs suivantes peuvent survenir lors de l'activation de l'intégration Liantis :
Numéro de TVA manquant : aucun numéro de TVA n'est renseigné sous 'Détails de l'entreprise'.
Numéro de TVA invalide : un numéro de TVA est renseigné sous 'Détails de l'entreprise', mais il n'a pas le bon format (au moins 10 chiffres sans le préfixe BE).
Entreprise non trouvée : le numéro de TVA dans Payflip a le bon format, mais nous ne trouvons pas votre entreprise dans la liste des entreprises Liantis pour lesquelles l'intégration est disponible.
Erreur interne : quelque chose s'est mal passé de manière générale dans le processus d'activation.
💡 Cela n'a pas fonctionné ? Nous vous indiquons toujours dans le message d'erreur ce que vous devez faire exactement pour résoudre l'erreur. ⬇
Vérifiez votre numéro de TVA sous Paramètres > Détails de l'entreprise
Réessayez d'activer l'intégration
Complétez le processus de consentement sur la plateforme Liantis sans l'annuler
Contactez le support si le problème persiste via le bouton bleu ou [email protected]
5. Questions fréquemment posées
Puis-je désactiver l'intégration ? Oui, vous pouvez désactiver l'intégration à tout moment via Paramètres > Intégrations > Intégration Liantis > Désactiver. Les données déjà synchronisées restent dans Payflip.
Qu'arrive-t-il aux employés existants lorsque j'active l'intégration ? Avec la synchronisation complète, les employés existants sont appariés par adresse e-mail. Avec la synchronisation sélective, vous choisissez exactement quels employés vous voulez synchroniser.
Puis-je modifier manuellement certaines données d'employés dans Payflip ? La plupart des champs sont verrouillés car Liantis est le 'master'. Vous serez informé des champs que vous ne pouvez pas modifier et redirigé vers Liantis.
Les modifications dans Payflip sont-elles écrasées par la synchronisation ? Oui, pour la plupart des champs. Exception : la langue d'un utilisateur n'est pas écrasée après la première synchronisation si l'utilisateur l'a modifiée lui-même.
Combien de temps dure une synchronisation ? En raison de problèmes de performance du côté de Liantis, une synchronisation peut parfois prendre plus de temps. Soyez patient, la synchronisation se terminera.
Dois-je demander des codes salariaux ? Non ! Liantis a des codes salariaux prédéfinis qui sont automatiquement configurés. C'est un grand avantage par rapport à d'autres partenaires de paie.
Client Liantis mais vous ne voyez pas actuellement l'intégration comme option dans Payflip ? Contactez votre customer success manager via le bouton bleu dans l'outil pour discuter de cette option avec vous.