💡 L'intégration Securex est en constante évolution ! Nous travaillons continuellement à son amélioration. Votre feedback est précieux pour nous aider à l'optimiser. N'hésitez pas à partager vos suggestions via le bouton bleu dans Payflip.
1. Comment fonctionne l'intégration Securex?
Principe général
En activant l'intégration Securex, vous vous épargnez beaucoup de travail manuel. C'est sans doute l'un de vos meilleurs investissements RH de l'année. 😉
Une fois l'intégration activée, les données de vos employés seront automatiquement mises à jour chaque nuit depuis le système Securex vers Payflip. Nous nous assurons ainsi que les données restent à jour quasi en temps réel.
Il est important de garder à l'esprit que Securex reste en permanence le "maître" des données. Cela signifie que:
toute modification doit toujours être effectuée dans votre outil RH Securex. Elle sera ensuite transmise à Payflip lors de la synchronisation nocturne.
certains champs et actions dans Payflip seront désactivés pour vous. Vous ne pourrez pas les modifier dans Payflip. Vous serez toujours informé de la raison et redirigé vers votre outil RH Securex si nécessaire.
Besoin d'une mise à jour plus rapide pendant la journée ? En plus de la synchronisation nocturne, vous pouvez toujours déclencher la synchronisation manuellement en naviguant vers Intégrations > Securex > 'Synchroniser maintenant'.
Quelles données sont synchronisées?
Les données suivantes font partie de la synchronisation nocturne :
Données personnelles de vos employés (nom, prénom, e-mail, langue, date d'entrée en service & numéro d'employé)
Données salariales de vos employés (salaire brut, régime de travail et % ONSS patronale)
Quelles données ne sont PAS synchronisées?
Les données/situations suivantes ne font pas partie de la synchronisation nocturne :
Dates de sortie. Lisez ici quelles actions vous devez entreprendre dans Payflip lorsqu'un de vos employés quitte votre entreprise.
Composants salariaux. Lisez ici comment les ajouter pour vos employés.
Changement d'entité. Lorsque votre entreprise possède plusieurs entités et qu'un de vos employés est transféré de l'entité A vers l'entité B, cela ne sera pas automatiquement pris en charge par l'intégration. Si l'employé conserve la même adresse e-mail, cela résultera en une erreur de synchronisation car Payflip détecte qu'il existe déjà un compte Payflip pour cette adresse e-mail. Contactez notre équipe support via le bouton bleu dans l'outil pour examiner cette situation avec vous.
2. Ce que vous devez encore faire en tant qu'admin malgré l'intégration
Bien que l'intégration Securex synchronise automatiquement certaines données de vos employés, certaines actions restent nécessaires de votre côté :
Actions administratives obligatoires
Attribuer les budgets : L'intégration n'assigne pas automatiquement le(s) budget(s) pour vos employés. Vous devez les attribuer manuellement dans Payflip. Comment faire?
Inviter les employés dans l'outil : Même si les données de l'employé sont synchronisées, vous devez encore envoyer l'invitation pour qu'il puisse accéder à Payflip et utiliser sa plateforme. Comment faire?
💡 En résumé : L'intégration gère les données, mais vous gardez le contrôle sur l'attribution des budgets et l'accès des employés à la plateforme.
3. Comment activer l'intégration Securex ?
Une fois que votre customer success manager a configuré l'intégration Securex pour vous, vous pouvez procéder à son activation.
Naviguez vers Intégrations > Intégration Securex et cliquez sur 'Connecter'. La connexion sera automatiquement établie sur base du numéro de TVA de votre entreprise qui est enregistré sous 'Informations de l'entreprise' dans Payflip.
Lors de l'activation, vous aurez le choix entre deux options :
Option 1 : Intégration complète (automatique)
Avec cette option, tous les employés connus dans votre outil RH Securex seront automatiquement synchronisés vers Payflip.
✅ Avantage : Aucune action manuelle requise - tous les employés présents et futurs sont automatiquement synchronisés.
⚠️ Important :
Il n'est pas possible de limiter la sélection des employés avec cette option.
Les nouveaux employés créés dans Securex le seront également dans Payflip. Pour voir qui a été ajouté, rendez-vous dans l'onglet 'Utilisateurs' et analysez qui n'a PAS de budget assigné.
Option 2 : Intégration sélective (semi-automatique)
Avec cette option, vous pouvez choisir quels employés vous souhaitez synchroniser vers Payflip.
✅ Avantage : Vous gardez le contrôle sur qui est ajouté dans Payflip.
🔄 Nouvel employé : Si vous avez choisi l'intégration sélective et qu'un nouvel employé est ajouté plus tard dans Securex, vous recevrez à nouveau la fenêtre de sélection après avoir cliqué sur le bouton de synchronisation.
Exemple pratique :
Vous faites d'abord une synchronisation sélective pour seulement 3 employés sur 21.
Un mois plus tard, un nouvel employé rejoint l'entreprise. Le système détecte 22 employés et vous propose à nouveau de sélectionner qui synchroniser.
⚠️ Changement de paramètre : Vous pouvez modifier votre choix (automatique/sélectif) dans l'onglet "Paramètres" de l'intégration, mais ce changement ne s'appliquera qu'aux futurs employés. Pour modifier la synchronisation des employés existants, vous devrez désinstaller et réinstaller l'intégration.
4. Problèmes potentiels
Problèmes lors de l'activation
Comme mentionné ci-dessus, la connexion avec Securex est établie sur base du numéro de TVA de votre entreprise. Vous le trouverez dans Payflip sous 'Détails de l'entreprise'.
Lorsqu'il y a des différences entre le numéro de TVA enregistré dans Securex et Payflip, il est possible qu'une erreur survienne lors de l'activation de l'intégration.
Les erreurs suivantes sont possibles:
Numéro de TVA manquant: aucun numéro de TVA n'est renseigné sous 'Informations de l'entreprise'.
Numéro de TVA invalide: un numéro de TVA est renseigné sous 'Informations de l'entreprise', mais il n'a pas le bon format (au moins 10 chiffres sans le préfixe BE).
Entreprise non trouvée: le numéro de TVA dans Payflip a le bon format, mais nous ne trouvons pas votre entreprise dans la liste des entreprises Securex pour lesquelles l'intégration est disponible.
Erreur interne : une erreur générale s'est produite dans le processus d'activation.
Dans la plupart des cas, nous vous demandons de vérifier votre numéro de TVA dans Payflip et de redémarrer ensuite le processus d'activation, mais nous vous indiquons toujours dans le message d'erreur ce que vous devez faire exactement pour résoudre l'erreur.
Problèmes après l'activation
Intégration activée ? Détendez-vous, enfin dans 99% des cas. 😉 Il peut bien sûr toujours arriver qu'un petit problème survienne en cours de route.
Lorsque vous naviguez vers Intégrations > Securex > Historique, vous pouvez consulter le statut de chaque synchronisation (automatique ou manuelle) qui a eu lieu.
Vous trouverez ici les statuts suivants:
Succès: tous les employés ont été synchronisés avec succès.
Partiel: une partie des employés a été synchronisée avec succès, mais pas tous.
Erreur: aucun employé n'a été synchronisé avec succès.
⚠ Pour le moment, il n'est pas encore possible d'obtenir sur cet écran un aperçu des employés pour lesquels la synchronisation échoue exactement (nous y travaillons 👷). Si vous avez besoin d'aide à ce sujet, il est préférable de contacter notre équipe support via le bouton bleu dans l'outil. Ils se feront un plaisir d'examiner cela avec vous.
Vous êtes un client Securex mais vous ne voyez pas l'intégration comme option dans Payflip ? Contactez votre customer success manager via le bouton bleu dans l'outil pour discuter de cette option !