📌 En résumé
Les avantages externes sont enregistrés dans Payflip sous forme d’« éléments salariaux »
Deux méthodes sont proposées: enregistrement manuel ou import en masse
Choisissez la méthode la plus adaptée en fonction de la taille de votre équipe et de vos besoins
Il n’y a pas de date limite stricte, mais un enregistrement rapide facilite la commande d’accessoires
Qu’est-ce qu’un élément salarial dans Payflip? 🤓
Les éléments salariaux est l’endroit où les avantages externes sont enregistrés dans Payflip. Vous les trouverez dans les détails salariaux de chaque collaborateur.
Actuellement, il existe 3 types d’éléments salariaux :
Smartphone
Tablette
PC
Pourquoi enregistrer des éléments salariaux? 🎯
En enregistrant les éléments salariaux pour vos employés, vous leur permettez de profiter pleinement de leur budget Payflip et d’accéder à toutes les options possibles.
L’enregistrement de ces éléments dans Payflip est facultatif. Vous n’êtes en aucun cas obligé de les encoder.
Cependant, il existe un cas de figure important où il est très utile d’enregistrer ces éléments pour vos collaborateurs 😉
Si certains employés disposent d’un appareil fourni en dehors de Payflip et soumis à un avantage en nature (par exemple un smartphone ou un PC d’entreprise), l’enregistrement de ces « éléments salariaux » dans Payflip va:
Leur permettre de commander facilement des accessoires IT liés à ces appareils. Pour en savoir plus, consultez cet article.
Vous permettre de suivre tous les avantages et appareils dans Payflip.
Deux façons d’enregistrer les éléments 🔄
1️⃣ Enregistrement manuel
À privilégier si:
Vous ajoutez des appareils pour de nouveaux employés
Vous effectuez des mises à jour individuelles
Vous gérez une petite équipe
Il s’agit de quelques enregistrements ponctuels
Comment faire:
Accédez à Utilisateurs > Employé > Salaire
Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’ dans la partie dédiée aux éléments salariaux
Complétez les informations demandées:
Type: sélectionnez pc, smartphone ou tablette
Date de début: indiquez la date à laquelle l’employé a commencé à utiliser l’appareil. Si la date exacte n’est pas connue, vous pouvez mettre la date du jour.
Date de fin: ce champ est optionnel. Si aucune date de fin n’est prévue, laissez ce champ vide.
Exemple de scénario:
Sofia Dupont dispose d’un smartphone d’entreprise soumis à un avantage en nature (non attribué via Payflip). Elle souhaite commander un casque via Payflip. Son administrateur doit d’abord enregistrer son smartphone en utilisant la méthode manuelle.
2️⃣ Import en masse
À privilégier si:
Vous devez enregistrer plusieurs appareils en une seule fois
Vous gérez de grandes équipes
Vous mettez en place le système pour la première fois
Vous souhaitez mettre à jour plusieurs dossiers en même temps
Comment faire:
Accédez à Utilisateurs > Actions groupées > Je veux ajouter des éléments salariaux pour les employés
Sélectionnez le type d'élément salarial que vous voulez ajouter (smartphone, tablette ou PC)
Téléchargez la liste des employés. De cette façon, vous obtiendrez un aperçu de tous vos employés actuels dans Payflip et vous pourrez sélectionner pour quels employés un élément doit être ajouté.
Apportez les modifications nécessaires dans le fichier.
Les champs first name, last name, email and component type sont automatiquement remplis et ne doivent pas être modifiés.
S'il y a des employés dans le fichier pour lesquels l'élément sélectionné ne devrait pas être ajouté, supprimez les lignes de ces employés.
Remplissez le start date pour chaque employé (obligatoire). Le format doit être en JJ/MM/AAAA.
Remplissez le end date pour chaque employé (optionnel). S'il n'y a pas de vraie date de fin applicable, laissez vide. Le format doit être en JJ/MM/AAAA.
Chaque employé ne peut être mentionné qu'une seule fois dans le fichier.
Téléchargez le fichier dans Payflip.
Vérifiez si toutes les données sont traitées correctement et sauvegardez vos modifications.
Exemple de scénario:
Danielle Vrancken et 50 autres employés ont reçu un PC d’entreprise soumis à un avantage en nature (non attribué via Payflip) lors de leur arrivée. Ils souhaitent tous commander un écran portable avec leur nouveau budget IT. Nous conseillons à l’admin d’utiliser l’import en masse pour enregistrer tous les PC d’un coup.
Erreurs possibles
Nous croisons les doigts pour qu'il n'y ait pas d'erreurs dans le fichier 😉 mais bien sûr cela peut toujours arriver. Lisez ici quelles erreurs vous pourriez rencontrer et comment les résoudre :
"Entity User not found for email with id [e-mail address]"
Cet employé ne peut pas être reconnu, probablement parce que vous avez apporté une modification à l'adresse e-mail. Cette colonne ne doit pas être modifiée.
"We were not able to process this file. The following error occurred: Duplicate emails [e-mail address] found"
Vous avez mentionné la même adresse e-mail dans le fichier deux fois. Chaque employé ne peut être repris qu'une seule fois.
"We were not able to process this file. The following error occurred: The field type with value SMARTPHONEE at row 1 and column 4 is missing or incorrect"
Vous avez apporté une modification dans la colonne type d'élément. Cette colonne ne doit pas être modifiée.
"We were not able to process this file. The following error occurred: The field startDate with value 1/01/20254 at row 1 and column 5 is missing or incorrect"
Vous avez inséré le mauvais format de date. Cela devrait toujours être JJ/MM/AAAA.
Si une erreur se produit, vous pouvez apporter les ajustements nécessaires dans le fichier et réessayer le téléchargement par la suite.
Bonnes pratiques 🌟
Rassemblez les informations en amont
Créez une liste de tous les appareils externes dont disposent vos employés à ce jour.
💡 Astuce: votre secrétariat social peut vous fournir une liste des appareils pour lesquels un avantage en nature est enregistré.
Notez quels employés ont quels appareils.
Identifiez le type d’appareil (smartphone, tablette, PC).
Choisissez la méthode d’enregistrement
< 10 appareils: utilisez l’enregistrement manuel
≥ 10 appareils: privilégiez l’import en masse
Mettez à jour régulièrement
Ajoutez les nouveaux appareils dès qu’ils sont attribués
Mettez à jour les dossiers si des changements interviennent
Supprimez les appareils qui ne sont plus utilisés
Questions fréquentes ❓
Q: Les appareils enregistrés de manière externe seront-ils inclus dans la paie mensuelle ?
R: Non, les appareils externes que vous enregistrez dans Payflip ne feront pas partie du fichier de paie mensuel de Payflip. Nous incluons uniquement les articles sélectionnés via Payflip.
Q: Combien de temps prend l’enregistrement?
R: L’enregistrement manuel prend 1 à 2 minutes par appareil. L’import en masse permet d’enregistrer des centaines d’appareils en quelques minutes.
Q: Puis-je modifier les informations après l’enregistrement?
R: Oui, les informations sur les appareils peuvent être modifiées à tout moment.
Q: Que se passe-t-il si je n’enregistre pas les appareils fournis à mes employés dans Payflip?
R: Même si l’enregistrement est optionnel, cela aura un impact sur la façon dont vos collaborateurs pourront utiliser leurs avantages:
Les employés qui tentent de sélectionner des accessoires verront une notification leur indiquant qu’ils doivent d’abord enregistrer un appareil principal.
Ils ne pourront pas commander d’accessoires tant qu’un appareil principal n’aura pas été enregistré ou choisi dans Payflip.
L’enregistrement permet d’offrir une meilleure expérience à vos équipes, mais vous êtes libre de le mettre en place à votre rythme.
Besoin d’aide? 💡
Notre équipe support est là pour vous accompagner! Contactez-nous via le chat Payflip.