A l'approche de la clôture de chacun de vos budgets, les budgets non dépensés (prime de fin d'année, bonus, Budget Mobilité) doivent être régularisés via la paie. Payflip génère automatiquement les fichiers nécessaires avec toutes les informations requises.
Voici comment ça fonctionne :
Payflip génère votre fichier selon la date de conversion en cash du budget en question
Vous (ou votre secrétariat social) recevez le fichier par email
Une seule colonne à consulter pour le traitement de la paie
Suivez ce guide pour tout savoir sur l'accès et le traitement de ces fichiers. 👇🏼
Quand et où pouvez-vous accéder à ces fichiers de paie? 🤓
Quand? En fonction de la date annuelle de paiement en cash que vous avez choisie, le fichier de paie sera disponible dans Payflip le jour suivant.
Où? Dans la section 'Entreprise' > 'Payroll' > 'Vue d'ensemble' > 'Payroll annuel'.
Vous y trouverez un fichier par type de budget et par entité.
Quelles informations contiennent ces fichiers de paie? 🕵️♀️
Les informations contenues dans le fichier dépendent du type de budget:
| Budget Payflip dépensé au coût employeur | Déduction en brut en fonction du budget dépensé | Paiement en brut du budget restant |
Prime de fin d'année | Il s'agit du montant au coût employeur que votre employé a dépensé dans Payflip. C'est la somme de toutes les transactions sur ce budget en 2025. | Il s'agit du montant brut qui doit être retenu sur la prime de fin d'année calculée par votre secrétariat social. Montant brut = Budget dépensé au coût employeur / (1 + % ONSS patronale) |
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Bonus | Il s'agit du montant au coût employeur dont votre employé dispose encore dans Payflip. Il correspond aux budget assigné en 2025 moins toutes les transactions sur ce budget de 2025. |
| Il s'agit du montant brut qui doit être versé. Votre employé a droit à ce budget car il ne l'a pas entièrement utilisé.
Formule Montant brut = Budget restant au coût employeur / (1 + % ONSS patronale) |
Budget Mobilité | Il s'agit du budget au coût employeur dont votre employé dispose encore dans Payflip. Il correspond au budget assigné en 2025 moins toutes les transactions sur ce budget de 2025. |
| Il s'agit du montant brut qui doit être versé au titre du pilier 3. Votre employé a droit à ce budget car il ne l'a pas entièrement utilisé.
Formule Montant brut = Budget restant au coût employeur |
Que devez-vous faire avec ces fichiers? 💪
Option 1 : Vous gérez le traitement en interne
En fonction du budget :
Pour les primes de fin d'année (PFA) :
Consultez la colonne "Gross Deduction" dans le fichier - Cette colonne est la seule info nécessaire pour votre traitement de paie
Ce montant doit être déduit de la prime de fin d'année brute totale (calculée par votre secrétariat social)
Pour les bonus et le Budget Mobilité :
Consultez la colonne "Gross Pay out" dans le fichier - Cette colonne est la seule info nécessaire pour votre traitement de paie
Ce montant doit être versé aux employés
Option 2 : Votre secrétariat social gère le traitement
Si leurs coordonnées sont dans Payflip ('Payroll' > 'Paramètres') : Ils ont déjà reçu le fichier automatiquement via e-mail, tout comme vous. Rien à faire de votre côté.
Si leurs coordonnées ne sont pas dans Payflip : Transférez-leur l'email avec les fichiers joints. 📫
FAQ ❓
Je souhaite recevoir le fichier plus tôt, est-ce possible?
Oui, c'est possible. Vous pouvez avancer la date limite de conversion en cash en suivant les instructions ici.
Que signifie la colonne « wage code »?
Le code salarial est celui qui doit être utilisé pour insérer le montant figurant dans la colonne «gross deduction/gross pay out » dans les fiches de paie des employés.
Que signifie la colonne « date de conversion en cash »?
Il s'agit du jour où les budgets non utilisés sont automatiquement convertis en espèces. Vous avez vous-même défini cette date dans l'outil.
Pourquoi le montant dans la colonne « gross deduction» est négatif?
Cela signifie que le budget prime de fin d'année de l'employé a été modifié en cours d'année et que l'employé a dépassé le montant de son budget dans Payflip. Les causes peuvent être multiples, telles que :
Une diminution de salaire
Un passage à un régime de travail inférieur
Une absence
Ces facteurs réduisent le budget de l'employé en cours d'année. Or il se peut qu'il ait choisi des avantages dépassant le nouveau budget disponible (c'est-à-dire avant que ce budget ne soit réduit). Cela se traduit par une retenue brute négative parce que l'employé a dépensé un montant qui ne lui était pas dû.
Que faire? Veuillez vous coordonner avec votre secrétariat social pour résoudre cette situation, en déduisant ce montant brut d'une autre source de revenu.
Notre secrétariat social est SD Worx et ils souhaitent le fichier Excel en format text. Est-ce possible?
Cela n'est pas pris en charge. Nous ne pouvons fournir le fichier qu'au format Excel.