Que fait exactement le module payroll ?

Chaque mois, Payflip génère un fichier payroll (incluant les codes salariaux) et l'envoie à votre partenaire payroll si vous le souhaitez. 📫

Quels choix sont éligibles ?

Tous les choix que vous, en tant qu'admin RH, approuvez avant la date limite du payroll
Vous choisissez vous-même cette date limite.

Les choix ayant un impact sur les fiches de paie de ce mois. Tous les avantages n'ont pas un impact payroll mensuel (par exemple, le leasing vélo).
- Les choix sont généralement communiqués une seule fois, le mois de l'approbation.
- Uniquement pour SD Worx, nous communiquons les choix chaque mois pendant toute la durée.

Exemple - PC

Ce choix déclenche un avantage de toute nature de 6 EUR/mois pour une durée de 36 mois. Cette information est incluse dans le fichier payroll.

Pour SD Worx, nous répétons ce choix pendant 36 mois dans notre fichier payroll.

Pour tous les autres fournisseurs de payroll, une communication unique à votre fournisseur de payroll suffit.

👀 Retrouvez ici un aperçu pratique du traitement payroll par avantage !

Activer le Payroll

Plusieurs entités ? Parcourez les étapes 1 et 2 pour chaque entité.

1. Complétez les paramètres payroll et activez votre payroll

1. Partenaire payroll

C'est votre secrétariat social.

Sélectionnez 'general' sauf si vous êtes client chez Acerta ou SD Worx. Si vous êtes client Liantis, sélectionnez également 'general'.

Pour les clients Acerta et SD Worx, le fichier payroll est formaté différemment, sélectionnez le partenaire payroll approprié.

2. Date limite payroll

Chaque mois, nous générerons et enverrons les fichiers payroll ce jour-là aux adresses e-mail que vous ajoutez dans les paramètres payroll.

Nous vous recommandons de prendre une marge (2 ou 3 jours) entre la date limite payroll Payflip et la date limite effective chez votre partenaire payroll. Cela vous donne, ainsi qu'à votre secrétariat social, suffisamment de temps pour traiter les salaires.

Si un employé fait un choix après la date limite, il sera inclus dans le prochain traitement payroll.

3. ID Payroll de l'organisation

C'est l'ID que votre partenaire payroll attribue à votre organisation.

Si vous n'en avez pas, entrez simplement '/'.

⚠️ Obligatoire pour les clients SD

4. Envoi automatique

Activez ceci uniquement le mois du lancement si vous préférez ne pas recevoir d'e-mails auparavant. Une fois activé, nous enverrons automatiquement le fichier payroll aux adresses e-mail spécifiées sous 'Personne de contact e-mail' chaque mois.

5. Ajoutez des personnes de contact payroll

Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail ici. Payflip s'assure que le fichier payroll atteint les bonnes boîtes de réception mensuellement.

Ajoutez au moins un membre de l'équipe RH et le gestionnaire de dossier de votre fournisseur payroll si vous le souhaitez.

6. Cliquez sur 'Sauvegarder les modifications'

⚠️ Souvegarder les modifications = Activer le payroll

Lorsque vous enregistrez vos modifications, vous verrez l'écran ci-dessous.

Sélectionnez la première option et activez votre payroll. 🥳

3. Demandez les codes salariaux

Contactez votre fournisseur payroll pour demander les codes salariaux nécessaires. Le modèle d'e-mail ci-dessous contient toutes les informations requises. Facile.

⚠️ Supprimez les informations sur les budgets et avantages qui ne s'appliquent pas à votre plan de rémunération flexible.

Modèle d'e-mail - SD Worx

Bonjour 👋🏻

Nous allons bientôt offrir un plan de rémunération flexible à nos employés par l'intermédiaire de Payflip. Ils auront la possibilité d'échanger chaque année une partie de leur salaire contre des avantages extra-légaux.

Comment se fera la communication à ce sujet ?

Chaque mois, Payflip nous fournit un fichier contenant les choix effectués qui doivent être traités dans le système de paie. Nous téléchargeons ce fichier dans l'outil de paie SD Worx.

En fin d'année, nous vous fournissons le décompte final des différents budgets. De cette manière, ces informations peuvent être traitées en même temps que les salaires de décembre.

De quelles informations avons-nous besoin pour cela ?

1. Nous devons savoir quels codes salariaux peuvent être repris dans les fichiers de paie pour les avantages suivants :

Smartphone :
- ATN mensuel d'une valeur de 3 EUR
- tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur cet avantage
Tablette :
- ATN mensuel d'une valeur de 3 EUR
- tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant
PC :
- ATN mensuel d'une valeur de 6 EUR
- tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant
Internet :
- ATN mensuel d'une valeur de 5 EUR
- tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur cet montant
Smartwatch:
- ATN unique correspondant à 50% de la valeur réelle du matériel
- tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant
Remboursement de l'épargne-pension individuelle :
- Paiement d'un montant brut
- seul le précompte professionnel est calculé sur ce montant, pas d'ONSS employé
Remboursement de frais de garde d'enfants :
- Paiement d'un montant brut
- seul le précompte professionnel est calculé sur ce montant, pas d'ONSS employé
Matériel de bureau :
- ATN unique correspondant à la valeur réelle du matériel
- seules les cotisations ONSS employé sont calculées, pas de précompte professionnel.
Remboursement des formations :
- Paiement d'un montant brut
- l'ONSS employé et le précompte professionnel sont calculés sur ce montant.
Remboursement dans le cadre du pilier 2 du Budget Mobilité :
- Paiement d'un montant net
- Aucun ONSS ni précompte professionnel n'est calculé sur ce montant.

Vous trouverez plus d'informations sur le traitement des avantages sur cette page.

En outre, nous devons savoir quels sont les codes salariaux qui peuvent être repris dans les fiches de paie pour les budgets suivants :

Déduction de la prime de fin d'année : Déduction d'un montant de la prime brute de fin d'année correspondant aux avantages choisis grâce à ce budget
Paiement (solde) du bonus en espèces : Paiement d'un montant brut - tant l'ONSS employé que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant
Paiement du solde dans le cadre du pilier 3 du Budget Mobilité : Versement d'un montant brut - une cotisation employé spéciale de 38,07 % s'applique sur ce montant

Pouvez-vous vous assurer que tous ces codes salariaux sont activés pour notre (nos) fiche(s) ?

2. Pourriez-vous nous communiquer le pourcentage de cotisations sociales employeur applicable à notre entreprise ?

Merci d'avance de nous fournir les informations nécessaires !

Modèle d'e-mail - Acerta / General

Bonjour 👋🏻

Nous allons bientôt offrir un plan de rémunération flexible à nos employés par l'intermédiaire de Payflip. Ils auront la possibilité d'échanger chaque année une partie de leur salaire contre des avantages extra-légaux.

Comment se fera la communication à ce sujet ?

Chaque mois, Payflip nous fournit un fichier contenant les choix effectués qui doivent être traités dans le système de paie. Nous téléchargeons ce fichier dans l'outil de paie.

En fin d'année, nous vous fournissons le décompte final des différents budgets. De cette manière, ces informations peuvent être traitées en même temps que les salaires de décembre.

De quelles informations avons-nous besoin pour cela ?

1. Nous devons savoir quels codes salariaux peuvent être repris dans les fichiers de paie pour les avantages suivants :

Smartphone :
- ATN mensuel d'une valeur de 3 EUR
- tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur cet avantage
Tablette :
- ATN mensuel d'une valeur de 3 EUR
- tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant
PC :
- ATN mensuel d'une valeur de 6 EUR
- tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant
Internet :
- ATN mensuel d'une valeur de 5 EUR
- tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur cet montant
Smartwatch:
- ATN unique correspondant à 50% de la valeur réelle du matériel
- tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant
Remboursement de l'épargne-pension individuelle :
- Paiement d'un montant brut
- seul le précompte professionnel est calculé sur ce montant, pas d'ONSS employé
Remboursement de frais de garde d'enfants :
- Paiement d'un montant brut
- seul le précompte professionnel est calculé sur ce montant, pas d'ONSS employé
Matériel de bureau :
- ATN unique correspondant à la valeur réelle du matériel
- seules les cotisations ONSS employé sont calculées, pas de précompte professionnel.
Remboursement des formations :
- Paiement d'un montant brut
- l'ONSS employé et le précompte professionnel sont calculés sur ce montant.
Remboursement dans le cadre du pilier 2 du Budget Mobilité :
- Paiement d'un montant net
- Aucun ONSS ni précompte professionnel n'est calculé sur ce montant.

Déduction de la prime de fin d'année : Déduction d'un montant de la prime brute de fin d'année correspondant aux avantages choisis grâce à ce budget
Paiement (solde) du bonus en espèces : Paiement d'un montant brut - tant l'ONSS employé que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant
Paiement du solde dans le cadre du pilier 3 du Budget Mobilité : Versement d'un montant brut - une cotisation employé spéciale de 38,07 % s'applique sur ce montant

Pouvez-vous vous assurer que tous ces codes salariaux sont activés pour notre (nos) fiche(s) ?

2. Pourriez-vous nous communiquer le pourcentage de cotisations sociales employeur applicable à notre entreprise ?

Merci d'avance de nous fournir les informations nécessaires !

3. Saisissez les codes salariaux

Remplissez les codes salariaux par avantage et par budget. N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications !

Ces codes produits déclenchent un traitement spécifique sur la fiche de paie et sont liés à un avantage spécifique.

Nous avons également besoin d'un code salarial pour les budgets car nous communiquons les paiements et les déductions via les fichiers payroll. 👇

Les bonus peuvent être payés mensuellement à la demande de l'employé.
Pour le budget mobilité, nous payons le budget restant annuellement dans le pilier 3.
En fin d'année, nous communiquons via un fichier payroll séparé combien doit être déduit de la prime de fin d'année brute.

Traitement mensuel

Vous pouvez télécharger le fichier payroll depuis Payflip à tout moment, ou le faire envoyer par e-mail à vous (et d'autres contacts) chaque mois.

Client SD Worx	Client Acerta	Autre fournisseur payroll
Chaque mois, téléchargez le fichier payroll (y compris les codes salariaux applicables) dans l'outil payroll de My SD Worx.	Si vous utilisez Acerta Connect, téléchargez ce fichier dans les 'salaires divergents'. Si vous n'utilisez pas Acerta Connect, vous pouvez télécharger ce fichier dans votre système payroll.	Vous devez seulement ajouter votre gestionnaire de dossier comme personne de contact et activer l'envoi automatique.

Aperçu Payflip

Accédez à tous vos fichiers payroll mensuels et annuels en les téléchargeant.

Vous pouvez toujours voir quand le prochain rapport sera généré.