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Clôtures de budget chez Payflip ✨

Voici un article qui explique ce qu'est cet onglet "Clôture de l'année" dans Payflip.

Sofia Van Rijckevorsel avatar
Écrit par Sofia Van Rijckevorsel
Mis à jour il y a plus d'un mois

Vous venez de découvrir votre tout nouvel onglet de récapitulatifs de budget ! Hourra. 🎉

Dans cet onglet, vous trouverez toutes les dates et détails importants dont vous avez besoin pour clôturer votre/vos budget(s) avec succès.

Voici ce sur quoi vous devez garder un œil. 👇🏼


⏰ Date limite de choix

À partir de la date limite de choix, vos employés ne peuvent plus faire de choix avec leur(s) budget(s).

Exemple :

  • Date limite de choix : 01/12/2024

  • Dernier jour pour soumettre des choix : 30/11/2024

➡️ Quelle est la conséquence pour vous en tant qu'admin ?

Vous n'avez rien à faire pour cette date spécifique.

Si vous souhaitez changer cette date, veuillez le faire au moins une semaine à l'avance. Comment faire?

💌 Vous recevrez 2 rappels par e-mail avant cette échéance : une semaine avant et un jour avant.

➡️ Quelle est la conséquence pour vos employés ?

Les employés doivent s'assurer de soumettre tous leurs choix avant cette date pour éviter toute surprise. Cela signifie qu'ils doivent confirmer tous leurs choix. Tous les choix encore dans leur panier seront supprimés.

Les employés peuvent toujours se connecter à Payflip mais ne peuvent plus utiliser leur(s) budget(s).

💌 Les employés recevront 2 rappels par e-mail avant cette échéance : une semaine avant et un jour avant.

💶 Date de conversion du budget en cash

À cette date, le(s) budget(s) non dépensé(s) des employés seront convertis en espèces.

➡️ Quelle est la conséquence pour vous en tant qu'admin ?

Admin, c'est votre date limite pour finaliser toutes les tâches liées aux choix effectués par les employés. Tous les choix doivent être approuvés la veille de cette date. Ceux qui n'auront pas été approuvés à cette date seront annulés.

Exemple :

  • Date du paiement en cash : 08/12/2024

  • Dernier jour pour approuver les choix : 07/12/2024

Si vous souhaitez changer cette date, veuillez le faire au moins une semaine à l'avance. Comment faire?

💌 Vous recevrez 2 rappels par e-mail avant cette échéance : une semaine avant et un jour avant.

➡️ Quelle est la conséquence pour vos employés ?

Les employés peuvent toujours se connecter à Payflip après cette date mais ne peuvent plus utiliser leur(s) budget(s). Ils verront le solde de leur(s) budget(s) fixé à 0 EUR.

📊 Payroll de fin d'année

Quand vais-je recevoir ces fichiers ?
Après la date de conversion des budgets en cash, le(s) fichier(s) de paie sera(ont) prêt(s) 1 jour après.

Comment vais-je recevoir ces fichiers ?

En tant qu'admin, vous recevrez un e-mail avec les fichiers de paie (un par budget).

Si l'adresse e-mail de contact de votre secrétariat social est mentionnée dans Payflip, ils recevront automatiquement le(s) fichier(s) pour traitement.

Si l'adresse e-mail de contact de votre secrétariat social n'est pas mentionnée dans Payflip, vous devez leur transférer le(s) fichier(s) de paie.

Comment lire ce fichier payroll ?

Le(s) fichier(s) rapporte(nt) les informations suivantes par employé :

  • Leur solde de budget

  • Pour le budget de prime de fin d'année : le montant qui doit être déduit du budget correspondant (selon les choix d'avantages)

  • Pour les budgets de bonus et le Budget Mobilité : le montant qui doit encore être payé (selon les choix d'avantages)

Où puis-je trouver ces fichiers ?

  • Dans l'e-mail que nous vous envoyons (et à votre secrétariat social)

  • Dans l'onglet aperçu du payroll dans Payflip 👇🏼

❓Comment faire pour modifier les dates

La date de limite de choix ou celle de la conversion en cash ne vous conviennent pas?

Bonne nouvelle, vous pouvez les modifier pour les faire correspondre à vos besoins! Suivez les étapes pour y parvenir :

  • Rendez-vous dans l'onglet 'Entreprise' > 'Budgets'

  • Cliquez sur le bouton 'Editer' du budget dont vous voulez changer la ou les dates

  • Modifier les dates

  • N'oubliez pas de sauvegarder les modifications en cliquant sur le bouton en haut à droite

💭 Conseils de Payflip

  • Date limite de choix : si vous souhaitez que vos employés profitent du Black Friday (29/11/2024) et du Cyber Monday (02/12/2024), fixez une date limite de choix au 03/12.

  • Date de conversion en cash : fixez la date de versement en espèces une semaine après la date limite de choix pour avoir le temps d'approuver les derniers choix, soit le 10/12.

  • Date de livraison du fichier de paie : vous recevrez ensuite votre fichier de paie le 11/12.

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