Wanneer het tijd is voor je werknemer om het bedrijf te verlaten, willen we ervoor zorgen dat alles kristalhelder is over de afrekening van je Payflip voordelen. Hier vind je alles wat je moet weten over hoe we berekenen wat er gebeurt met hun keuzes bij vertrek.
Algemene regels 🎓
Verleden is verleden: keuzes die volledig in het verleden zijn afgerekend, worden niet meegenomen in de uitdienst berekening. Enkel keuzes uit het huidige jaar + voordelen uit vorige jaren met een langere looptijd tellen mee.
Flex afrekening ≠ MB afrekening: We houden van beide, maar niet samen. We houden de eindresultaten van deze twee beloningssystemen gescheiden.
Financiering met meerdere budgetten: Verdiende budgetten (bonus, lump sum) > niet-verdiende budgetten (EYP). Wanneer een keuze gefinancierd is met een combinatie van beide budgettypes, proberen we eerst het openstaande bedrag van het verdiende budget af te trekken alvorens over te gaan naar een niet-verdiend budget.
Wat dit betekent voor je werknemers 💡
✅ Werknemers betalen enkel voor voordelen die ze daadwerkelijk gebruikt hebben
✅ Alles wordt eerlijk en transparant berekend
✅ De werkgever recupereert de investering in de gekozen voordelen
✅ De afrekening wordt opgenomen in de laatste loonverwerking van de werknemer
De 7 categorieën die we bekijken ✨
Bij het berekenen van de uitdienst berekening bekijken we 7 verschillende soorten voordelen. Zo werkt elk type:
1️⃣ Terugbetalingen in cash
Voordelen die ze zelf betaald hebben en waarvoor ze terugbetaling kregen
Wat we meetellen: Enkel terugbetalingen die al verwerkt zijn via de payroll op het moment van uitdiensttreding.
Belangrijk: Als een terugbetaling nog niet verwerkt is wanneer de werknemer vertrekt, wordt deze niet opgenomen in de uitdienst berekening.
Voorbeelden:
Privé vervoerskosten
Stortingen in pensioensparen
Voorbeeldberekeningen
Uitdienst datum 5/8/2025. Recht op EYP.
1/5/2025: Keuze voor terugbetaling internationale brandstofkosten (uitbetaald). Budgetimpact 250 EUR.
Totale kost in uitdienst berekening? 250 EUR.
1/8/2025: Keuze voor privévervoer (niet uitbetaald). Budgetimpact 150 EUR.
Totale kost in uitdienst berekening? 0 EUR.
1/6/2025: Keuze voor pensioensparen (uitbetaald). Budgetimpact 1077,71 EUR.
Totale kost in uitdienst berekening? 1077,71 EUR.
Als werknemer geen recht heeft op pro rata EYP bij vertrek
Als werknemer geen recht heeft op pro rata EYP bij vertrek
Wat moet gebeuren: we moeten het eerder uitbetaalde brutobedrag terugdraaien in de payroll zodat de waarde daarvan niet wordt meegerekend in de uitdienst berekening.
Waarom moet dat gebeuren: anders heeft de werknemer meer netto betaald bij vertrek dan hij eerder dat jaar met de terugbetaling heeft gekregen.
Voorbeeldberekeningen
Uitdienst datum 5/8/2025. Geen recht op EYP.
1/3/2025: keuze voor pensioensparen.
Waarde: 990 EUR
Budgetimpact: 1077,71 EUR (990 + 8,86% werkgever RSZ)
Werknemer krijgt terugbetaling in maart 2025.
Brutobedrag: 990 EUR
Nettobedrag: +- 465 EUR
Werknemer vertrekt in augustus zonder EYP.
Geen EYP dus inhouding van 1077,71 EUR netto op vertrekvakantiegeld.
→ Werknemer kreeg slechts 465 EUR netto in maart…
2️⃣ Maandelijkse cashvergoedingen
Voordelen die ze maandelijks betaalden én maandelijks terugbetaald kregen
Wat we meetellen: Enkel de maanden waarin de terugbetalingen al via de loonstrook zijn verwerkt.
Voorbeeld:
Huisvestingskosten (als ze dit voordeel in januari kozen en in augustus vertrekken, tellen we 7 maanden terugbetaling)
Voorbeeldberekeningen
Uitdienst datum 5/8/2025. Recht op EYP.
10/1/2025: Keuze voor huisvestingskosten. Maandelijkse budgetimpact 500 EUR.
Totale kost in uitdienst berekening?
7 verwerkte payrolls dus 500 x 7 = 3500 EUR.
1/5/2025: Keuze voor huisvestingskosten. Maandelijkse budgetimpact 1000 EUR.
Totale kost in uitdienst berekening?
3 verwerkte payrolls dus 1000 x 3 = 3000 EUR.
3️⃣ Abonnementen
Maandelijkse diensten die je als werkgever rechtstreeks betaalt
Wat we meetellen: We berekenen de exacte kost op basis van de dagen dat de werknemer de dienst daadwerkelijk gebruikte.
Voorbeelden:
Fietslease
Hospitalisatieverzekering
Hoe werkt het: Als ze in april een fietslease zijn gestart en in augustus vertrekken, berekenen we de kost voor precies 489 dagen gebruik, niet de hele contractperiode.
Voorbeeldberekeningen
Uitdienst datum 5/8/2025. Recht op EYP.
Keuze voor fietslease. Startdatum 3/4/2024. Budgetimpact 3600 EUR.
Totaal aantal dagen contractperiode = 1096
Dagen tussen start & uitdienst datum = 489
Totale kost in uitdienst berekening?
3600 / 1096 * 489 = 1606,20
Keuze voor algemene hospi. Startdatum 1/1/2025. Budgetimpact 1200 EUR.
Totaal aantal dagen contractperiode: 365
Dagen tussen startdatum & uitdienst datum: 216
Totale kost in uitdienst berekening?
1200 / 365 * 216 = 710,14
4️⃣ Uitgaven
Voordelen die geldig blijven tot het einde van het contract
Wat we meetellen: De volledige kost van het voordeel voor de hele contractperiode.
Voorbeelden:
Autoupgrades
Auto-opties
Voorbeeldberekeningen
Uitdienst datum 5/8/2025. Recht op EYP.
1/3/2023: Keuze voor autoupgrade 48 maanden. Totale budgetimpact 4800 EUR.
Totale kost in uitdienst berekening? 4800 EUR.
1/5/2025: Keuze voor autoupgrade 60 maanden. Totale budgetimpact 4500 EUR.
Totale kost in uitdienst berekening? 4500 EUR.
5️⃣ Extra vakantiedagen
Extra vakantiedagen die ze gekozen hebben
Wat we meetellen: Enkel de vakantiedagen die daadwerkelijk opgenomen zijn.
Hoe werkt het: Als je 5 extra dagen koos maar er maar 3 opnam, rekenen we enkel de kost van die 3 dagen.
Voorbeeldberekeningen
Uitdienst datum 5/8/2025. Recht op EYP.
1/2/2025: Keuze voor 5 extra vakantiedagen. Totale budgetimpact 500 EUR.
Admin rapporteert dat werknemer 5 dagen heeft opgenomen.
Totale kost in uitdienst berekening? 500 EUR.
1/7/2025: Keuze voor 4 extra vakantiedagen. Totale budgetimpact 600 EUR.
Admin rapporteert dat werknemer slechts 1 dag heeft opgenomen.
Totale kost in uitdienst berekening? 600 / 4 * 1 = 150 EUR.
6️⃣ Goederen zonder restwaarde
Items die de werkgever voor de werknemer heeft gekocht en geen restwaarde hebben
Wat we meetellen: De volledige aankoopkost.
Voorbeelden:
Laadpalen voor elektrische voertuigen
Voorbeeldberekeningen
Uitdienst datum 5/8/2025. Recht op EYP.
1/5/2024: Keuze voor laadpaal 48 maanden. Totale budgetimpact 5000 EUR.
Totale kost in uitdienst berekening? 5000 EUR.
1/7/2025: Keuze voor laadpaal 48 maanden. Totale budgetimpact 3500 EUR.
Totale kost in uitdienst berekening? 3500 EUR.
7️⃣ Goederen met restwaarde
Items die de werkgever heeft gekocht en die een restwaarde hebben
Wat we meetellen: De volledige aankoopkost plus eventuele restwaarde.
Voorbeelden:
Smartphones en multimediatoestellen
Bureaumateriaal
Hoe werkt het: Als de werknemer een smartphone van €1.000 kreeg, tellen we de volledige kost plus 20% restwaarde (€200) mee in de uitdienst berekening.
Voorbeeldberekeningen
Uitdienst datum 5/8/2025. Recht op EYP.
1/3/2024: Keuze voor smartphone 24 maanden. Waarde 1000. Totale budgetimpact 1073,90 EUR.
Totale kost in uitdienst berekening? 1073,90 EUR + Restwaarde van 1000 * 20% = 200 EUR.
1/6/2025: Keuze voor bureaumateriaal. Waarde 3000 EUR. Totale budgetimpact 3972 EUR.
Totale kost in uitdienst berekening? 3972 EUR + Restwaarde van 3000 * 20% = 600 EUR.
Vragen? 🤝
Heb je vragen over een uitdienst berekening? Neem gerust contact op met ons Support team via de chat. 🔵