Comment fonctionne l'intégration Securex en général?
En activant l'intégration Securex, vous vous épargnez beaucoup de travail manuel. C'est sans doute l'un de vos meilleurs investissements RH de l'année. 😉
Une fois l'intégration activée, les données de vos employés seront automatiquement mises à jour chaque nuit depuis le système Securex vers Payflip. Nous nous assurons ainsi que les données restent à jour quasi en temps réel.
Il est important de garder à l'esprit que Securex reste en permanence le "maître" des données. Cela signifie que:
toute modification doit toujours être effectuée dans votre outil RH Securex. Elle sera ensuite transmise à Payflip lors de la synchronisation nocturne.
certains champs et actions dans Payflip seront désactivés pour vous. Vous ne pourrez pas les modifier dans Payflip. Vous serez toujours informé de la raison et redirigé vers votre outil RH Securex si nécessaire.
Besoin d'une mise à jour plus rapide pendant la journée ? En plus de la synchronisation nocturne, vous pouvez toujours déclencher la synchronisation manuellement en naviguant vers Intégrations > Securex > 'Synchroniser maintenant'.
Comment activer l'intégration Securex?
Une fois que votre customer success manager a configuré l'intégration Securex pour vous, vous pouvez procéder à son activation.
Naviguez vers Intégrations > Intégration Securex et cliquez sur 'Connecter'. Ensuite, la connexion sera automatiquement établie sur base du numéro de TVA de votre entreprise qui est enregistré sous 'Informations de l'entreprise' dans Payflip.
⚠️ En activant l'intégration, vous synchroniserez tous les employés connus dans votre outil RH Securex vers Payflip. Il n'est pas possible de limiter la sélection des employés pour cette synchronisation.
Une fois l'intégration active, vous verrez combien d'employés & données salariales font exactement partie de la synchronisation. Vous aurez également ici la possibilité de déclencher la synchronisation manuellement.
Vous êtes un client Securex mais vous ne voyez pas l'intégration comme option dans Payflip? Contactez votre customer success manager via le bouton bleu dans l'outil pour discuter de cette option!
Quelles données font actuellement partie de l'intégration Securex?
Les données suivantes font partie de la synchronisation nocturne :
Données personnelles de vos employés (nom, prénom, e-mail, langue, date d'entrée en service & numéro d'employé)
Données salariales de vos employés (salaire brut, régime de travail et % ONSS patronale)
Quelles données ne font actuellement pas partie de l'intégration Securex (et nécessitent donc potentiellement un suivi) ?
Les données/situations suivantes ne font pas partie de la synchronisation nocturne :
Dates de sortie. Lisez ici quelles actions vous devez entreprendre dans Payflip lorsqu'un de vos employés quitte votre entreprise.
Composants salariaux. Lisez ici comment les ajouter pour vos employés.
Changement d'entité. Lorsque votre entreprise possède plusieurs entités et qu'un de vos employés est transféré de l'entité A vers l'entité B, cela ne sera pas automatiquement pris en charge par l'intégration. Si l'employé conserve la même adresse e-mail, cela résultera en une erreur de synchronisation car Payflip détecte qu'il existe déjà un compte Payflip pour cette adresse e-mail. Contactez notre équipe support via le bouton bleu dans l'outil pour examiner cette situation avec vous.
Quels problèmes peuvent survenir pendant l'activation?
Comme mentionné ci-dessus, la connexion avec Securex est établie sur base du numéro de TVA de votre entreprise. Vous le trouverez dans Payflip sous 'Informations de l'entreprise'.
Lorsqu'il y a des différences entre le numéro de TVA enregistré dans Securex et Payflip, il est possible qu'une erreur survienne lors de l'activation de l'intégration.
Les erreurs suivantes sont possibles:
Numéro de TVA manquant: aucun numéro de TVA n'est renseigné sous 'Informations de l'entreprise'.
Numéro de TVA invalide: un numéro de TVA est renseigné sous 'Informations de l'entreprise', mais il n'a pas le bon format (au moins 10 chiffres sans le préfixe BE).
Entreprise non trouvée: le numéro de TVA dans Payflip a le bon format, mais nous ne trouvons pas votre entreprise dans la liste des entreprises Securex pour lesquelles l'intégration est disponible.
Erreur interne : une erreur générale s'est produite dans le processus d'activation.
Dans la plupart des cas, nous vous demandons de vérifier votre numéro de TVA dans Payflip et de redémarrer ensuite le processus d'activation, mais nous vous indiquons toujours dans le message d'erreur ce que vous devez faire exactement pour résoudre l'erreur.
Quels problèmes peuvent survenir après l'activation
Intégration activée ? Détendez-vous, enfin dans 99% des cas. 😉 Il peut bien sûr toujours arriver qu'un petit problème survienne en cours de route.
Lorsque vous naviguez vers Intégrations > Securex > Historique, vous pouvez consulter le statut de chaque synchronisation (automatique ou manuelle) qui a eu lieu.
Vous trouverez ici les statuts suivants:
Succès: tous les employés ont été synchronisés avec succès.
Partiel: une partie des employés a été synchronisée avec succès, mais pas tous.
Erreur: aucun employé n'a été synchronisé avec succès.
⚠ Pour le moment, il n'est pas encore possible d'obtenir sur cet écran un aperçu des employés pour lesquels la synchronisation échoue exactement (nous y travaillons 👷). Si vous avez besoin d'aide à ce sujet, il est préférable de contacter notre équipe support via le bouton bleu dans l'outil. Ils se feront un plaisir d'examiner cela avec vous.