Bienvenue dans la Reset Season ! C'est le moment le plus important de l'annĂ©e pour votre plan Payflip â celui oĂč vous clĂŽturez 2025 et relancez 2026 sur de nouvelles bases.
Ce guide vous accompagne pas à pas pour assurer une transition en douceur. Que ce soit votre premiÚre Reset Season ou que vous soyez déjà un habitué, vous trouverez ici toutes les informations essentielles.
Ce que contient ce guide :
đ Qu'est-ce que la Reset Season â Comprendre les deux phases et leur importance
đ Votre checklist 2025 â Toutes les tĂąches Ă accomplir avant la fin de l'annĂ©e
đ Votre checklist 2026 â Comment activer votre plan en janvier
đ Besoin d'aide? â Ressources et support Ă votre disposition
Faisons de cette Reset Season un succĂšs!
Qu'est-ce que la Reset Season ?
La Reset Season, c'est la pĂ©riode oĂč vous clĂŽturez votre plan Payflip de l'annĂ©e en cours et relancez votre plan pour l'annĂ©e suivante. Deux phases, un seul objectif: une transition fluide pour vous et vos collaborateurs!
Voyez-la comme votre grand reset annuel de votre plan Payflip â l'occasion de:
đŠ Finaliser le plan en cours (approuver les choix, traiter les budgets et boucler la paie),
đ et dĂ©marrer le nouveau (actualiser les donnĂ©es des collaborateurs, activer les budgets/avantages et remettre vos Ă©quipes sur la plateforme).
En bref: Bien terminer l'annĂ©e, encore mieux commencer la suivante. đŻ
đč Regardez le webinaire Reset Season
Envie de voir tout ça en action? Nous avons organisĂ© un webinaire le jeudi 16/10/2025 oĂč nous vous guidons Ă©tape par Ă©tape avec des dĂ©mos en direct. â
Votre checklist 2025 đŠ
Vue d'ensemble & échéances :
TĂąches | Deadlines â° |
31/10/2025 | |
31/10/2025 | |
ASAP | |
Avant votre date de conversion en cash | |
AprĂšs votre date de conversion en cash | |
31/12/2025 | |
31/12/2025 |
Guide détaillé :
Cliquez sur les sections (flĂšches) pour obtenir les instructions pour chaque tĂąche.
1. DĂ©signez l'admin responsable du relancement đđœ
1. DĂ©signez l'admin responsable du relancement đđœ
De quoi s'agit-il?
Chaque année en janvier, vous devez relancer votre plan Payflip. ConcrÚtement : mettre à jour votre liste de collaborateurs, activer les nouveaux avantages et/ou budgets, ré-inviter vos collaborateurs sur Payflip pour qu'ils puissent faire leurs nouveaux choix, etc.
Désignez UN seul admin pour gérer le relancement de votre plan Payflip en janvier 2026. Cet admin recevra la checklist détaillée via le bouton bleu dans Payflip.
Pourquoi?
Une personne, une checklist, une responsabilité claire. Cela évite les confusions du type "qui s'occupe de quoi ?" et garantit qu'aucune tùche ne passe entre les mailles du filet.
Comment faire?
Rendez-vous dans l'onglet Utilisateurs
Filtrez sur Admins
Ouvrez le profil de l'admin concerné
Cliquez sur DĂ©tails et RĂŽles
Descendez jusqu'Ă la section Communication et cochez la case relancement
Cliquez sur Enregistrer les modifications
Tuto đ„
2. Demandez de nouveaux budgets et/ou avantages đ
2. Demandez de nouveaux budgets et/ou avantages đ
De quoi s'agit-il?
Vous souhaitez ajouter de nouveaux budgets ou avantages pour 2026 ? Vous pouvez en faire la demande Ă tout moment via le bouton bleu, mais attention au timing:
â Demande avant le 31 octobre = Disponible dĂšs janvier 2026
ⰠDemande aprÚs le 31 octobre = Disponible à partir de février 2026
Pourquoi?
Nous avons besoin de temps pour tout mettre en place pendant la période de fin d'année. La date limite d'octobre nous permet de vous garantir que vos nouveaux avantages seront ajoutés pour le 1er janvier au plus tard.
â
đĄ Vous ne savez pas quels avantages ou budgets vous voulez activer? đ€Explorer vos options dans cet article!
Comment faire?
Cliquez sur le bouton bleu dans Payflip
DĂ©marrez une conversation en tant qu'admin
SĂ©lectionnez 'demander un nouveau budget' ou 'demander un nouvel avantage'
RĂ©pondez Ă quelques questions sur vos besoins
Nous l'ajouterons Ă votre plan
Vous l'activez ensuite vous-mĂȘme dans Payflip !
Tuto đ„
3. Fixez les dates limites de choix & conversion en cash â±ïž
3. Fixez les dates limites de choix & conversion en cash â±ïž
De quoi s'agit-il ?
Fixez les dates Ă partir desquelles vos collaborateurs ne pourront plus faire de choix (date limite de choix) et celle oĂč les budgets non dĂ©pensĂ©s seront convertis en cash (date limite de cash-out).
đŠ Les dates limites et leurs consĂ©quences ? Tout savoir ici
Pourquoi ?
Ces dates déclenchent tout le reste !
Votre date limite de choix détermine quand vos collaborateurs doivent finaliser leurs sélections d'avantages.
Votre date limite de cash-out est le moment oĂč les budgets non dĂ©pensĂ©s sont automatiquement convertis en cash. C'est aussi ce qui dĂ©clenche la gĂ©nĂ©ration de votre fichier payroll de fin d'annĂ©e (le lendemain de la date de cash-out).
Nos recommandations :
Pour la Prime de Fin d'Année (PFA) et les budgets Bonus :
đ Date limite de choix : 02/12/2025 (laisse le temps Ă vos collaborateurs de profiter du Black Friday et du Cyber Monday pour leurs avantages multimĂ©dia!)
đ° Date limite de cash-out : 09/12/2025 (vous laisse le temps d'approuver les derniers choix)
Pour le Budget Mobilité :
đ Date limite de choix : 01/01/2026 (date limite lĂ©gale â les collaborateurs peuvent dĂ©penser jusqu'au 31/12/2025)
đ° Date limite de cash-out : 07/01/2026
Comment modifier ces dates ?
Allez dans Entreprise â Budgets
Trouvez le budget que vous souhaitez modifier
Cliquez sur Editer
Mettez Ă jour les dates limites
Cliquez sur Enregistrer
Tuto đ„
4. Approuver tous les derniers choix (PFA et bonus) â
4. Approuver tous les derniers choix (PFA et bonus) â
De quoi s'agit-il ?
Approuvez tous les derniers choix d'avantages de vos collaborateurs (effectués avec tous les budgets sauf le Budget Mobilité) avant votre date de conversion en cash.
Pourquoi ?
Une fois la date de cash-out passée, le systÚme génÚre les fichiers de paie sur base uniquement des choix approuvés. Les choix non approuvés ne seront pas pris en compte, ce qui risque de décevoir vos collaborateurs.
Comment faire ?
Consultez réguliÚrement votre onglet 'réviser les choix' dans les jours précédant votre date limite de cash-out.
5. Traitez les fichiers payroll de fin d'annĂ©e (PFA et bonus) đ§Ÿ
5. Traitez les fichiers payroll de fin d'annĂ©e (PFA et bonus) đ§Ÿ
De quoi s'agit-il?
Vos fichiers de paie de fin d'annĂ©e sont gĂ©nĂ©rĂ©s automatiquement et disponibles dans Payflip. Vous recevrez un e-mail dĂšs qu'ils seront prĂȘts. Quand ? Le lendemain de votre date de conversion en cash.
Pourquoi?
Ces fichiers contiennent tous les montants qui doivent ĂȘtre traitĂ©s via votre systĂšme de paie pour que vos collaborateurs reçoivent bien leurs budgets non dĂ©pensĂ©s.
Comment faire?
Le lendemain de votre date de conversion en cash, vous recevrez vos fichiers de paie. Votre travail? Presque rien!
â Si les coordonnĂ©es de votre secrĂ©tariat social SONT enregistrĂ©es dans les paramĂštres de payroll Payflip â Il reçoit le fichier directement (plus rien Ă faire de votre cĂŽtĂ©!)
đ§ Si les coordonnĂ©es ne sont PAS dans Payflip â TĂ©lĂ©chargez le(s) fichier(s) et transfĂ©rez-le(s) Ă votre secrĂ©tariat social
6. Attribuer les budgets bonus 2026 đŻ
6. Attribuer les budgets bonus 2026 đŻ
â ïž Attention : Ceci ne concerne que les entreprises ayant un budget bonus avec une pĂ©riode de rĂ©fĂ©rence se terminant le 31 dĂ©cembre. Si c'est votre cas, vous recevrez une communication spĂ©cifique de notre part en novembre avec toutes les Ă©tapes dĂ©taillĂ©es.
De quoi s'agit-il ?
Vous avez un budget bonus dont la pĂ©riode de rĂ©fĂ©rence se termine le 31 dĂ©cembre ? Attribuez-le avant cette date aux collaborateurs qui pourraient ĂȘtre Ă©ligibles au bonus pour la premiĂšre fois en 2026.
Pourquoi ?
Si vous proposez un budget bonus avec une période de référence se terminant le 31 décembre, vos collaborateurs doivent signer l'annexe à leur contrat de travail avant l'expiration de cette période. Pas de signature = pas d'accord de bonus valable pour 2026.
Comment faire ?
Identifiez les collaborateurs qui pourraient recevoir un bonus en 2026
Attribuez-leur le budget bonus dans Payflip (0 EUR - juste pour déclencher l'annexe, pas besoin de connaßtre le montant du bonus à ce stade)
Assurez-vous qu'ils signent l'annexe avant le 31 décembre
7. Mettez Ă jour la liste actuelle des employĂ©s đ„
7. Mettez Ă jour la liste actuelle des employĂ©s đ„
De quoi s'agit-il ?
Faites le ménage dans votre liste de collaborateurs avant la fin de l'année.
Pourquoi ?
Des données à jour = une clÎture sans accroc en décembre. Des données obsolÚtes peuvent causer des erreurs de paie, des problÚmes d'attribution de budget, etc.
Comment faire ?
Passez en revue votre liste de collaborateurs dans Payflip et assurez-vous que tout est Ă jour. VĂ©rifiez notamment :
âïž Les modifications de contrat de travail
đ Les changements de rĂ©gime de travail
đ DĂ©sactivez les collaborateurs qui ont quittĂ© l'entreprise en 2025
Votre checklist 2026 đ
Vue d'ensemble & échéances :
TĂąches | Deadlines â° |
31/01/2026 | |
Avant votre date de conversion en cash du BM | |
AprĂšs votre date de conversion en cash |
Guide détaillé :
Cliquez sur les sections (flĂšches) pour obtenir les instructions pour chaque tĂąche .â
1. ComplĂ©tez la checklist de relancement dans Payflip â
1. ComplĂ©tez la checklist de relancement dans Payflip â
De quoi s'agit-il ?
Chaque année en janvier, vous devez relancer votre plan Payflip via une checklist que nous mettons à votre disposition via le bouton bleu (disponible dÚs janvier).
Tout comme vous avez configurĂ© votre plan Payflip vous-mĂȘmes lors du dĂ©marrage, vous relancerez votre plan 2026 de la mĂȘme façon. Vous l'avez dĂ©jĂ fait une fois â le relancement est mĂȘme encore plus simple !
Pourquoi ?
C'est comme ça que vous lancez officiellement votre plan 2026 ! Vous allez actualiser les informations de vos collaborateurs, activer les budgets et avantages, et remettre vos équipes sur la plateforme.
Comment faire ?
đ Disponible : 1er janvier 2026
đ” AccĂšs : Via le bouton bleu (au mĂȘme endroit que votre checklist d'onboarding)
â±ïž Temps nĂ©cessaire : 2 heures maximum
đ Besoin d'aide ? Cliquez sur le bouton bleu â on est lĂ pour vous !
Tuto đ„
2. Approuvez les derniers choix (Budget MobilitĂ©) đČ
2. Approuvez les derniers choix (Budget MobilitĂ©) đČ
De quoi s'agit-il ?
Approuvez les derniers choix d'avantages Budget Mobilité de vos collaborateurs.
Vos collaborateurs peuvent dĂ©penser leur Budget MobilitĂ© en avantages jusqu'au 31 dĂ©cembre (date limite lĂ©gale), donc vous aurez encore quelques approbations en attente dĂ©but janvier. Elles doivent ĂȘtre approuvĂ©es avant la date de conversion en cash du Budget MobilitĂ©.
Pourquoi ?
Une fois la date de conversion en cash passée, le systÚme génÚre les fichiers payroll sur base uniquement des choix approuvés. Les choix non approuvés ne seront pas pris en compte, ce qui risque de décevoir vos collaborateurs.
Comment faire ?
Consultez votre file d'approbation dans les premiers jours de janvier et approuvez tous les choix Budget Mobilité en attente.
3. Traitez le fichier payroll de fin d'annĂ©e (Budget MobilitĂ©) đ
3. Traitez le fichier payroll de fin d'annĂ©e (Budget MobilitĂ©) đ
De quoi s'agit-il ?
Vos fichiers payroll de fin d'annĂ©e sont gĂ©nĂ©rĂ©s automatiquement et disponibles dans Payflip. Vous recevrez un e-mail dĂšs qu'ils seront prĂȘts. Quand? Le lendemain de votre date de conversion en cash.
Pourquoi ?
Comme pour les autres budgets, ces fichiers contiennent tous les montants du Budget MobilitĂ© et doivent ĂȘtre traitĂ©s via votre systĂšme de paie pour que vos collaborateurs reçoivent bien leur budget non dĂ©pensĂ©.
Comment faire ?
Le lendemain de votre date de cash-out, vous recevrez vos fichiers de paie. Votre travail ? Presque rien !
â Si les coordonnĂ©es de votre secrĂ©tariat social SONT enregistrĂ©es dans les paramĂštres payroll Payflip â Il reçoit le fichier directement (plus rien Ă faire de votre cĂŽtĂ© !)
đ§ Si les coordonnĂ©es ne sont PAS dans Payflip â TĂ©lĂ©chargez le(s) fichier(s) et transfĂ©rez-le(s) Ă votre secrĂ©tariat social
Besoin d'aide ? đ
On est lĂ pour vous accompagner tout au long de la Reset Season !
đ” Une question ? Cliquez sur le bouton bleu dans Payflip
đŹ Besoin de support ? Cliquez sur le bouton bleu dans Payflip
đ§ Communications ciblĂ©es : Vous recevrez des e-mails spĂ©cifiques pour les tĂąches qui concernent votre plan
Vous allez y arriver ! Un peu d'effort maintenant = une transition fluide et sans stress vers 2026. đ