Vous offrez le Budget Mobilité à vos employés dans Payflip et vous devez recalculer le TCO d'un ou plusieurs employés sur base des nouvelles formules?
Pas de panique, Payflip est là pour vous aider à y voir plus clair!
Dans cet article, vous retrouverez les actions à entreprendre pour vous adapter à la nouvelle législation :
1️⃣ Choisissez votre formule
Vous devez effectuer 2 choix :
Quelle formule allez-vous appliquer?
La formule des coûts réels
La formule des coûts forfaitaires
Comment allez-vous appliquer cette formule et calculer le TCO?
Sur base individuelle, par employé
Sur base de catégorie de fonction, en choisissant une voiture de référence
⚠️ La même méthode, réelle ou forfaitaire, doit donc être appliquée pour tous les travailleurs de la société.
➡️ Les formules
| Formule de coûts réels de la voiture de société | Formule de coûts forfaitaires |
Détails de la formule | Evaluation du coût réel de la voiture attribuée à un travailleur sur les 4 dernières années où il en a fait usage (ou le plus longtemps possible s’il l’a utilisé moins de 4 ans).
Le TCO se compose de tous les frais réels exposés par l'employeur pour financer une voiture de société ainsi que les coûts connexes mentionnés dans la politique automobile. | Le calcul dépend du type de véhicule. La distinction est faite entre :
Dans les deux cas, le TCO se compose d’une composante fixe et d’une variable |
Pour qui? 🤷🏽 |
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💡 Dans la pratique, Payflip constate que la méthode forfaitaire relative aux voitures de leasing est la plus utilisée. En effet, cette méthode est :
facile à mettre en œuvre
et transparente pour les employés
Elle est souvent appliquée par catégorie de fonction sur base d'une voiture de référence.
2️⃣ Adaptez votre politique Budget Mobilité
En fonction des 2 choix effectués ci-dessus, adaptez votre politique Budget Mobilité dans Payflip.
Demandez-nous, via le chat, de vous envoyer votre politique Budget Mobilité.
Ajoutez le paragraphe suivant, adapté à vos 2 choix :
French version
French version
"A partir du 1er janvier 2024, pour les nouveaux employés utilisant le budget mobilité ou les employés utilisant déjà le budget mobilité et changeant de fonction ou bénéficiant d'une promotion, L’Employeur opte pour [la formule des coûts réels pour calculer le TCO. Il s’agit d’une évaluation du coût réel de la voiture affectée à un Travailleur, sur les 4 dernières années où il en a bénéficié (ou le plus longtemps possible s’il en a bénéficié moins de 4 ans).] / [la formule sur base de valeurs forfaitaires pour calculer le TCO.] Le TCO sera calculé [sur base individuelle par employé] / [par catégorie de fonction sur base d’une voiture de référence]. Cette méthode de calcul du TCO sera utilisée par l'Employeur pendant au moins trois ans."
Dutch version
Dutch version
"Vanaf 1 januari 2024, voor nieuwe werknemers die gebruik maken van het mobiliteitsbudget of werknemers die reeds gebruik maken van het mobiliteitsbudget en van functie veranderen of een promotie genieten, gebruikt de Werkgever [de werkelijke kostenformule om de TCO te berekenen. Dit is een evaluatie van de werkelijke kosten van de bedrijfswagen die aan een Werknemer is toegewezen, over de laatste 4 jaar dat hij er gebruik van heeft gemaakt (of zo lang mogelijk als hij er minder dan 4 jaar gebruik van heeft gemaakt)] / [de formule op basis van forfaitaire waarden om de TCO te berekenen]. De TCO zal berekend worden [op individuele basis per Werknemer] / [aan de hand van een referentiewagen per functiecategorie]. Deze methode van berekening van de TCO zal de Werkgever minstens drie jaar lang hanteren."
English version
English version
"From 1st January 2024, for new employees using the mobility budget or employees already using the mobility budget and changing function or benefiting from a promotion, the Employer will opt for [the actual cost formula to calculate the TCO. This is an evaluation of the actual cost of the car assigned to an Employee, over the last 4 years that he has benefited from it (or as long as possible if he has benefited from it for less than 4 years)] / [the formula based on fixed values to calculate the TCO]. The TCO will be calculated [on an individual basis per employee] / [per function category based on a reference car]. This method of calculating TCO will be used by the Employer for at least three years."
Supprimez votre ancienne politique Budget Mobilité dans l'outil Payflip :
Allez dans l'onglet 'Entreprise' > 'Documents'
Cliquez sur la politique Budget Mobilité
Cliquez sur le bouton rose et blanc en haut à droite pour désactiver le document
Cliquez sur supprimer le document et enfin une nouvelle fois dans la fenêtre qui apparaît
Téléchargez la nouvelle politique Budget Mobilité dans l'outil Payflip :
Allez dans l'onglet 'Entreprise' > 'Documents'
Cliquez sur le bouton en haut à droite '+ ajouter un document'
Indiquez le nom et la langue
Téléchargez le document en format pdf
Cliquez sur 'Ajouter le document'
3️⃣ Calculez les nouveaux montants TCO
1. Téléchargez notre calculateur de TCO
Téléchargez notre calculateur TCO et sauvez le fichier sur votre ordinateur.
🤔 Vous rencontrez des cellules où il est indiqué '”NAME?' ? Cliquez sur la cellule en question, mettez le curseur dans la barre de fonction et puis appuyez sur 'enter'. Tout devrait rentrer dans l'ordre!
Lisez les instructions pour savoir comment utiliser ce fichier. 🎮
2. Quelques conseils de Payflip sur l'application des nouvelles formules
Formule de coûts réels | Formule de coûts forfaitaires - véhicules loués ou en leasing | Formule de coûts forfaitaires - véhicules propres ou en leasing financier |
Il n'y a pas de nouveautés par rapport à l'ancien calcul que Payflip vous avait fourni. Si vous utilisez cette formule, vous pouvez continuer à l'appliquer. | Il n'y a pas de nouveautés par rapport à l'ancien calcul que Payflip vous avait fourni, si les frais de carburant sont inclus dans le coût annuel de la location ou du leasing.
| Vous devez appliquer la nouvelle formule publiée par le gouvernement.
❗️Recalculez le TCO sur base de l'onglet y relatif dans le calculateur TCO. |
🎮 Comment utiliser le calculateur TCO de Payflip ?
Payflip a créé son fichier de calcul TCO que nous mettons à votre disposition afin que vous puissiez calculer vous-mêmes le TCO applicable à vos employés.
Le fichier calculateur TCO de Payflip est composé de 6 onglets :
Les 2 méthodes de calculs et quelques explications : choisissez dans cet onglet, la formule que vous allez appliquer.
FAQ : vous y trouverez des explications et des informations supplémentaires utiles pour le calcul du TCO.
La formule coûts réels : vous pouvez y calculer le TCO sur base de coûts réels.
La formule forfaitaire - Véhicule loué ou en location : vous pouvez y calculer le TCO sur base la méthode forfaitaire pour les types de véhicules indiqués.
La formule forfaitaire - Véhicule propre ou en leasing financier : vous pouvez y calculer le TCO sur base la méthode forfaitaire pour les types de véhicules indiqués.
Exemples de calculs : pour chacune des formules, retrouvez un exemple avec des données fictives pour vous guider.
Lorsque vous avez choisi la formule que vous allez appliquer (en fonction des indications mentionnées dans le fichier - onglets 1 et 2), calculez le TCO directement dans l'onglet de la formule choisie.
Comment faire?
🔵 Complétez les cases en bleu
🟠 Faites un choix dans les cases en oranges
🟢 Vérifiez les informations dans les cases en vert
⚫️ N'oubliez pas de consulter les informations dans les cases avec un coin supérieur droit noir. Celles-ci peuvent s'avérer très utiles!
Pour certaines informations, n'hésitez pas à faire apple à votre comptable (par exemple pour la TVA ou les impôts sur les frais).
Le montant du Budget Mobilité/TCO est d'abord calculé sur base annuelle et ensuite en fonction du nombre de jours calendrier pendant lesquels le travailleur a participé au Budget Mobilité au cours de l'année civile (case rose).
❓En cas de questions sur le fichier en tant quel tel, n'hésitez pas à nous contacter via le chat ou à l'adresse [email protected].