Een payroll integratie is een automatische koppeling tussen Payflip en je sociaal secretariaat, zoals Liantis of Securex. Eens geactiveerd, worden medewerkerdata, persoonlijke gegevens, loondata en geplande afwezigheden, elke nacht automatisch gesynchroniseerd vanuit het payroll systeem naar Payflip.

💡 Belangrijk: Je payroll systeem blijft altijd de 'master' van de data. Alle wijzigingen maak je daar, waarna ze via de nachtelijke sync doorstromen naar Payflip.

Met een payroll integratie hoef je medewerkerdata maar op één plek bij te houden. Wijzigingen die je in Liantis of Securex maakt, worden automatisch overgenomen in Payflip, zonder manuele invoer, zonder risico op fouten. De gegevens worden elke nacht bijgewerkt, maar wil je niet wachten? Dan kan je de sync altijd manueel starten via Integraties > [jouw provider] > 'Nu synchroniseren'.

Payflip biedt momenteel integraties aan met Liantis en Securex. Beide integraties synchroniseren persoonlijke data, loondata én geplande afwezigheden. Meer details over de activatie en werking vind je in de specifieke artikels: de Liantis integratie en de Securex integratie.

De nachtelijke sync omvat de persoonlijke gegevens van je medewerkers (voornaam, achternaam, e-mailadres, taal, startdatum en medewerkersnummer), hun loondata (bruto loon, werkregime en het percentage werkgeversbijdrage sociale zekerheid) en geplande afwezigheden zoals loopbaanonderbreking, tijdskrediet, ouderschapsverlof en moederschapsverlof.

Einddatums bij uitdiensttreding, looncomponenten en entiteitswijzigingen worden niet automatisch gesynchroniseerd en moeten manueel worden verwerkt in Payflip.

Wanneer je een payroll integratie activeert terwijl er al medewerkers in Payflip staan, probeert het systeem automatisch de Payflip-medewerkers te koppelen aan hun tegenhanger in het payroll systeem, op basis van naam en Payroll ID.

Voor matches waarbij de gegevens niet volledig overeenkomen, verschijnt er een taak voor de HR-admin en een speciale Employee Link Review pagina in de integratie-instellingen. Daar zie je per medewerker de voorgestelde koppeling, welke velden precies afwijken (naam, e-mail, Payroll ID) en kan je de match bevestigen. Perfecte matches zonder conflicten worden automatisch verwerkt en vereisen geen manuele tussenkomst.

⚠️ Werd een koppeling niet aanvaard? Dan klopt de data in de twee systemen niet overeen. Pas de medewerkergegevens aan bij je payroll provider en start daarna opnieuw een sync.

Nee. Zodra een payroll integratie actief is, worden bepaalde velden in Payflip uitgeschakeld. Alle wijzigingen maak je in je payroll systeem (Liantis of Securex). Die worden daarna automatisch overgenomen via de nachtelijke sync.

De synchronisatie gebeurt automatisch elke nacht. Wil je niet wachten? Dan kan je de sync ook manueel starten via Integraties > [jouw provider] > 'Nu synchroniseren'.

Ga naar de Employee Link Review pagina in de integratie-instellingen. Daar vind je een overzicht van medewerkers die manuele review vereisen. Je kan de voorgestelde koppeling accepteren of de data eerst corrigeren bij je payroll provider.

Einddatums worden niet automatisch gesynchroniseerd. Je dient de uitdiensttreding manueel te verwerken in Payflip. Raadpleeg het artikel over uitdiensttreding voor de juiste stappen.

Voeg het e-mailadres toe in je payroll systeem (Liantis of Securex) en start daarna een manuele sync in Payflip.

Momenteel zijn Liantis en Securex beschikbaar. De lijst met integraties wordt voortdurend uitgebreid. Heb je feedback of een specifieke wens? Gebruik dan de blauwe feedbackknop in de tool.