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Getting started with payroll
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Written by Laura Van den Bossche
Updated over 6 months ago

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🎬 Request your wage codes SD Worx

Reach out to your social secretary to ask the necessary wage codes. You can use the template email that you find via the button below.

⚠️ Delete the information on budgets & benefits that is not applicable for your flexible reward plan.

Template-email (NL)

Hallo 👋🏻

Wij zullen binnenkort een flexible reward plan aanbieden aan onze werknemers via Payflip. Zij zullen de mogelijkheid krijgen elk jaar een deel van hun loonpakket in te ruilen voor extralegale voordelen.

Hoe zal de communicatie hierover verlopen? 


Elke maand bezorgt Payflip aan ons een bestand met de gemaakte keuzes die een verwerking in de payroll nodig hebben. Dit bestand zullen wij opladen in de SD Worx payroll tool.

Op het einde van het jaar bezorgen we jullie de eindafrekening van de verschillende budgetten. Zo kan deze informatie verwerkt worden samen met de lonen van december.

Welke informatie hebben wij hiervoor nodig?


  1. We zouden moeten weten welke looncodes opgenomen mogen worden in de payroll bestanden voor de volgende voordelen:


  • Smartphone:

    • Maandelijks VAA ter waarde van 3 EUR

    • Hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend

  • Tablet:

    • Maandelijks VAA ter waarde van 3 EUR

    • Hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend

  • PC:

    • Maandelijks VAA ter waarde van 6 EUR

    • Hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend

  • Internet:

    • Maandelijks VAA ter waarde van 5 EUR

    • Hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend

  • Smartwatch:

    • Eénmalig VAA ter waarde van 50% van de werkelijke waarde van het toestel

    • Hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend

  • Terugbetaling individueel pensioensparen:

    • Uitbetaling bruto bedrag

    • Hier wordt enkel BV op berekend, geen werknemers-RSZ

  • Terugbetaling kinderopvangkosten:

    • Uitbetaling bruto bedrag

    • Hier wordt enkel BV op berekend, geen werknemers-RSZ

  • Bureaumateriaal:

    • Eénmalig VAA ter waarde van de werkelijke waarde van het materiaal

    • Hier wordt enkel werknemers-RSZ op berekend, geen BV

  • Terugbetalingen in het kader van pijler 2 mobiliteitsbudget:

    • Uitbetaling netto bedrag

    • Hier wordt geen werknemers-RSZ of BV op berekend

Daarnaast zouden we moeten weten welke looncodes opgenomen mogen worden in de payroll bestanden voor de volgende budgetten:

  • Inhouding eindejaarspremie: Inhouding van een bedrag op de bruto eindejaarspremie ter waarde van de voordelen gekozen met dit budget

  • Uitbetaling (saldo) cash bonus: Uitbetaling bruto bedrag - hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend

  • Uitbetaling saldo van pijler 3 mobiliteitsbudget: Uitbetaling bruto bedrag - hier is een bijzondere werknemersbijdrage van 38,07% op van toepassing

Kunnen jullie er zeker voor zorgen dat al deze looncodes voor ons dossier geactiveerd zijn?

2. Kunnen jullie ons vertellen welk percentage van de patronale RSZ bijdragen van toepassing is op ons bedrijf?

Bedankt alvast om ons van de nodige feedback te voorzien!

Template e-mail (FR)

Bonjour 👋🏻

Nous allons bientôt offrir un plan de rémunération flexible à nos employés par l'intermédiaire de Payflip. Ils auront la possibilité d'échanger chaque année une partie de leur salaire contre des avantages extra-légaux.

Comment se fera la communication à ce sujet ?

Chaque mois, Payflip nous fournit un fichier contenant les choix effectués qui doivent être traités dans le système de paie. Nous téléchargeons ce fichier dans l'outil de paie SD Worx.

En fin d'année, nous vous fournissons le décompte final des différents budgets. De cette manière, ces informations peuvent être traitées en même temps que les salaires de décembre.

De quelles informations avons-nous besoin pour cela ?

1. Nous devons savoir quels codes salariaux peuvent être repris dans les fichiers de paie pour les avantages suivants :

  • Smartphone :

    • ATN mensuel d'une valeur de 3 EUR

    • tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur cet avantage

  • Tablette :

    • ATN mensuel d'une valeur de 3 EUR

    • tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant

  • PC :

    • ATN mensuel d'une valeur de 6 EUR

    • tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant

  • Internet :

    • ATN mensuel d'une valeur de 5 EUR

    • tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur cet montant

  • Smartwatch:

    • ATN unique correspondant à 50% de la valeur réelle du matériel

    • tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant

  • Remboursement de l'épargne-pension individuelle :

    • Paiement d'un montant brut

    • seul le précompte professionnel est calculé sur ce montant, pas d'ONSS employé

  • Remboursement de frais de garde d'enfants :

    • Paiement d'un montant brut

    • seul le précompte professionnel est calculé sur ce montant, pas d'ONSS employé

  • Matériel de bureau :

    • ATN unique correspondant à la valeur réelle du matériel

    • seules les cotisations ONSS employé sont calculées, pas de précompte professionnel.

  • Remboursement des formations :

    • Paiement d'un montant brut

    • l'ONSS employé et le précompte professionnel sont calculés sur ce montant.

  • Remboursement dans le cadre du pilier 2 du Budget Mobilité :

    • Paiement d'un montant net

    • Aucun ONSS ni précompte professionnel n'est calculé sur ce montant.

Vous trouverez plus d'informations sur le traitement des avantages sur cette page.

En outre, nous devons savoir quels sont les codes salariaux qui peuvent être repris dans les fiches de paie pour les budgets suivants :

  • Déduction de la prime de fin d'année : Déduction d'un montant de la prime brute de fin d'année correspondant aux avantages choisis grâce à ce budget

  • Paiement (solde) du bonus en espèces : Paiement d'un montant brut - tant l'ONSS employé que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant

  • Paiement du solde dans le cadre du pilier 3 du Budget Mobilité : Versement d'un montant brut - une cotisation employé spéciale de 38,07 % s'applique sur ce montant


    Pouvez-vous vous assurer que tous ces codes salariaux sont activés pour notre (nos) fiche(s) ?

2. Pourriez-vous nous communiquer le pourcentage de cotisations sociales employeur applicable à notre entreprise ?

Merci d'avance de nous fournir les informations nécessaires !

🔐 Insert the wage codes in Payflip

Navigate to 'Payroll' < 'Settings' and fill in the wage codes below. Don't forget to save your changes.

🔃 Monthly payroll

Each month, you upload the payroll file (including the applicable wage codes) in the My SD Worx payroll tool.

You can download the payroll file from Payflip at any time, or you can have it sent to you by e-mail each month.

In case of questions, reach out to your customer success manager via the chat function.


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  1. We zouden moeten weten welke looncodes opgenomen mogen worden in de payroll bestanden voor de volgende voordelen:


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    • Hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend

  • Terugbetaling individueel pensioensparen:

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  • Terugbetaling kinderopvangkosten:

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    • Hier wordt enkel werknemers-RSZ op berekend, geen BV

  • Terugbetalingen in het kader van pijler 2 mobiliteitsbudget:

    • Uitbetaling netto bedrag

    • Hier wordt geen werknemers-RSZ of BV op berekend

Daarnaast zouden we moeten weten welke looncodes opgenomen mogen worden in de payroll bestanden voor de volgende budgetten:

  • Inhouding eindejaarspremie: Inhouding van een bedrag op de bruto eindejaarspremie ter waarde van de voordelen gekozen met dit budget

  • Uitbetaling (saldo) cash bonus: Uitbetaling bruto bedrag - hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend

  • Uitbetaling saldo van pijler 3 mobiliteitsbudget: Uitbetaling bruto bedrag - hier is een bijzondere werknemersbijdrage van 38,07% op van toepassing

Kunnen jullie er zeker voor zorgen dat al deze looncodes voor ons dossier geactiveerd zijn?

2. Kunnen jullie ons vertellen welk percentage van de patronale RSZ bijdragen van toepassing is op ons bedrijf?

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Nous allons bientôt offrir un plan de rémunération flexible à nos employés par l'intermédiaire de Payflip. Ils auront la possibilité d'échanger chaque année une partie de leur salaire contre des avantages extra-légaux.

Comment se fera la communication à ce sujet ?

Chaque mois, Payflip nous fournit un fichier contenant les choix effectués qui doivent être traités dans le système de paie. Nous téléchargeons ce fichier dans l'outil de paie.

En fin d'année, nous vous fournissons le décompte final des différents budgets. De cette manière, ces informations peuvent être traitées en même temps que les salaires de décembre.

De quelles informations avons-nous besoin pour cela ?

1. Nous devons savoir quels codes salariaux peuvent être repris dans les fichiers de paie pour les avantages suivants :

  • Smartphone :

    • ATN mensuel d'une valeur de 3 EUR

    • tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur cet avantage

  • Tablette :

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    • tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant

  • PC :

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    • seul le précompte professionnel est calculé sur ce montant, pas d'ONSS employé

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    • seules les cotisations ONSS employé sont calculées, pas de précompte professionnel.

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    • l'ONSS employé et le précompte professionnel sont calculés sur ce montant.

  • Remboursement dans le cadre du pilier 2 du Budget Mobilité :

    • Paiement d'un montant net

    • Aucun ONSS ni précompte professionnel n'est calculé sur ce montant.

    Vous trouverez plus d'informations sur le traitement des avantages sur cette page.

    En outre, nous devons savoir quels sont les codes salariaux qui peuvent être repris dans les fiches de paie pour les budgets suivants :

  • Déduction de la prime de fin d'année : Déduction d'un montant de la prime brute de fin d'année correspondant aux avantages choisis grâce à ce budget

  • Paiement (solde) du bonus en espèces : Paiement d'un montant brut - tant l'ONSS employé que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant

  • Paiement du solde dans le cadre du pilier 3 du Budget Mobilité : Versement d'un montant brut - une cotisation employé spéciale de 38,07 % s'applique sur ce montant


    Pouvez-vous vous assurer que tous ces codes salariaux sont activés pour notre (nos) fiche(s) ?

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You can download the payroll file from Payflip at any time, or you can have it sent to you by e-mail each month.

If you work with Acerta Connect, you need to upload this file into the 'deviating wages'.

If you do not work with Acerta Connect, you can upload this file in your payroll system.

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    • Hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend

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  • Terugbetalingen in het kader van pijler 2 mobiliteitsbudget:

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Daarnaast zouden we moeten weten welke looncodes opgenomen mogen worden in de payroll bestanden voor de volgende budgetten:

  • Inhouding eindejaarspremie: Inhouding van een bedrag op de bruto eindejaarspremie ter waarde van de voordelen gekozen met dit budget

  • Uitbetaling (saldo) cash bonus: Uitbetaling bruto bedrag - hier wordt zowel werknemers-RSZ als BV op berekend

  • Uitbetaling saldo van pijler 3 mobiliteitsbudget: Uitbetaling bruto bedrag - hier is een bijzondere werknemersbijdrage van 38,07% op van toepassing

Kunnen jullie er zeker voor zorgen dat al deze looncodes voor ons dossier geactiveerd zijn?

2. Kunnen jullie ons vertellen welk percentage van de patronale RSZ bijdragen van toepassing is op ons bedrijf?

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Nous allons bientôt offrir un plan de rémunération flexible à nos employés par l'intermédiaire de Payflip. Ils auront la possibilité d'échanger chaque année une partie de leur salaire contre des avantages extra-légaux.

Comment se fera la communication à ce sujet ?

Chaque mois, Payflip vous transmet les choix effectués qui doivent être traités dans le système de paie. Ainsi, ces informations peuvent être traitées en même temps que les salaires du mois.

A la fin de l'année, Payflip fournit le décompte final des différents budgets. Ainsi, ces informations peuvent être traitées en même temps que les salaires de décembre.

De quelles informations avons-nous besoin pour cela ?

1. Il faut savoir quels sont les codes salariaux qui peuvent être repris dans les fichiers de paie pour les avantages suivants :

  • Smartphone :

    • ATN mensuel d'une valeur de 3 EUR

    • tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur cet avantage

  • Tablette :

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    • tant l'ONSS que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant

  • PC :

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  • Internet :

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    • Paiement d'un montant net

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Vous trouverez plus d'informations sur le traitement des prestations sur cette page.

En outre, nous devons savoir quels sont les codes salariaux qui peuvent être repris dans les fiches de paie pour les budgets suivants :

  • Déduction de la prime de fin d'année : Déduction d'un montant de la prime brute de fin d'année correspondant aux avantages choisis grâce à ce budget

  • Paiement (solde) du bonus en espèces : Paiement d'un montant brut - tant l'ONSS du salarié que le précompte professionnel sont calculés sur ce montant

  • Paiement du solde dans le cadre du pilier 3 du Budget Mobilité : Versement d'un montant brut - une cotisation employé spéciale de 38,07% est d'application sur ce montant


2. Pourriez-vous nous communiquer le pourcentage de cotisations sociales employeur applicable à notre entreprise ?


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