Welkom bij Reset Season! Dit is de belangrijkste periode van het jaar voor je Payflip-plan – het moment waarop je 2025 afsluit en fris van start gaat voor 2026.
Deze gids leidt je stap voor stap door alles wat je moet weten en doen om een vlotte overgang te garanderen. Of dit nu je eerste Reset-seizoen is of je er al ervaring mee hebt, hier vind je alle essentiële informatie.
Deze gids bevat:
📖 Wat is Reset Season – Begrijp de twee fases en waarom ze zo belangrijk zijn
📋 Jouw 2025-Checklist – Alle taken die je vóór het einde van het jaar moet afronden
🚀 Jouw 2026-Checklist – Hoe krijg je je plan in januari weer opstart
💜 Hulp nodig? – Bronnen en ondersteuning
Laten we van deze Reset-season een vlotte en succesvolle periode maken!
Wat is Reset Season?
Reset Season is de periode waarin je je Payflip-plan voor 2025 afsluit en je plan voor 2026 opnieuw lanceert. Twee fasen, één doel: een soepele overgang voor jou en je medewerkers!
Zie het als je jaarlijkse Payflip-refresh — een kans om:
📦 het huidige plan af te ronden (keuzes goedkeuren, budgetten verwerken en salarisadministratie afronden),
🚀 en het nieuwe plan te starten (personeelsgegevens bijwerken, budgetten/voordelen activeren en je team weer op het platform krijgen).
Kortom: sluit het jaar goed af en begin het volgende nog beter. 🎯
📹 Herbekijk de Reset Season Webinar
Wil je alles in actie zien? We hebben een webinar gegeven op donderdag 23/10/2025, waarin we je door elke stap leiden en live demo’s laten zien.
Je kunt ons volledige Reset Season-webinar hier bekijken.
💾 Download de slides van onze webinar hier!
Jouw 2025 Checklist 📦
Algemeen overzicht & deadlines:
Taken | Deadline ⏰ |
| 31/10/2025 |
31/10/2025 | |
Zo snel mogelijk | |
Voor je cash-out datum | |
Na je cash-out datum | |
31/12/2025 | |
31/12/2025 |
Gedetailleerde handleiding:
Klik op de pijltjes-knoppen om een volledige gids te krijgen over hoe je elke taak kunt voltooien. ⤵️
1. Wijs de admin aan die verantwoordelijk is voor de herlancering🙋🏽
1. Wijs de admin aan die verantwoordelijk is voor de herlancering🙋🏽
Wat?
Elk jaar in januari moet je je Payflip-plan opnieuw lanceren. Dit betekent: het bijwerken van je medewerkerslijst, het activeren van nieuwe voordelen en/of budgetten, je medewerkers opnieuw uitnodigen voor Payflip zodat zij nieuwe keuzes kunnen maken, enzovoort.
Wijs ÉÉN admin aan die de herlancering van je Payflip-plan in januari 2026 verzorgt. Deze admin ontvangt de stapsgewijze checklist via de blauwe knop in Payflip.
Waarom?
Één persoon, één checklist, duidelijke verantwoordelijkheid. Zo wordt verwarring over “wie doet wat?” voorkomen en zorg je ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien.
Hoe?
Ga naar de Gebruikers tab
Filter op Administrators
Open het administrators profiel
Scroll naar de sectie Communicatie en selecteer herlancering
Klik op Opslaan
Tutorial 🎥
2. Vraag nieuwe budgetten en/of voordelen aan 🎁
2. Vraag nieuwe budgetten en/of voordelen aan 🎁
Wat?
Wil je nieuwe budgetten of voordelen voor 2026? Je kunt ze op elk moment aanvragen via de blauwe knop, maar het juiste moment is belangrijk:
✅ Verzoek voor 31 oktober = Beschikbaar vanaf januari 2026
⏰ Verzoek na 31 oktober = Beschikbaar vanaf februari 2026
💡 Weet je nog niet welke budgetten of voordelen je wilt activeren? 🤔
Ontdek jouw mogelijkheden in dit artikel!
Waarom?
We hebben tijd nodig om alles tijdens de jaarafsluiting in te stellen. De deadline in oktober zorgt ervoor dat je nieuwe aanbod vanaf de eerste dag van het nieuwe jaar klaar is.
Hoe?
Klik op de blauwe knop in Payflip
Start een gesprek als administrator
Selecteer ‘nieuw budget aanvragen’ of ‘nieuw voordeel aanvragen’
Beantwoord een paar korte vragen over je behoeften
Wij voegen het toe aan je plan
Jij activeert het zelf in Payflip!
Tutorial 🎥
3. Stel deadlines voor keuzes & uitbetalingen in ⏱️
3. Stel deadlines voor keuzes & uitbetalingen in ⏱️
Wat?
Stel de datums in waarop medewerkers geen keuzes meer kunnen indienen (keuzedeadline) en wanneer ongebruikte budgetten worden omgezet in cash(cash out deadline).
🔦 Deadlines en hun gevolgen? Lees er hier alles over
Waarom?
Deze datums zetten alles in gang!
Je keuzedeadline bepaalt wanneer medewerkers hun voordelen moeten afronden.
Je cash-outdeadline is de dag waarop ongebruikte budgetten automatisch worden omgezet in cash. Deze datum bepaalt ook wanneer we je jaarafsluitings-salarisbestand genereren (één dag na de cash-outdatum).
Onze aanbeveling:
Voor de Eindejaarspremie en Bonusbudgetten:
📅 Keuzedeadline: 02/12/2025 (geeft medewerkers tijd om Black Friday/Cyber Monday-deals voor multimedia-voordelen te benutten!)
💰 Cash-out deadline: 09/12/2025 (geeft jou tijd om de laatste keuzes goed te keuren)
Voor het Mobiliteitsbudget:
📅 Keuzedeadline: 01/01/2026 (wettelijke deadline – medewerkers kunnen uitgaven doen tot 31/12/2025)
💰 Cash-out deadline: 07/01/2026
Hoe pas je de deadlines aan?
Go to Organisatie → Budgetten
Klik op het budget dat je wilt aanpassen
Klik op Wijzigen
Pas de deadlines aan
Klik op Opslaan
Tutorial 🎥
4. Keur de laatste keuzes goed (Eindejaarspremie en bonus) ✅
4. Keur de laatste keuzes goed (Eindejaarspremie en bonus) ✅
Wat?
Bekijk en keur alle definitieve keuzes van medewerkers voor hun voordelen goed (gemaakt met alle budgetten behalve het Mobiliteitsbudget) vóór je cash-outdatum.
Waarom?
Zodra de cash-out datum bereikt is, genereert het systeem salarisbestanden op basis van alleen de goedgekeurde keuzes. Niet-goedgekeurde keuzes worden niet meegenomen, wat tot teleurstelling bij medewerkers kan leiden.
Hoe?
Controleer de tab ‘Keuzes nakijken’ regelmatig in de dagen voorafgaand aan je cash-out datum.
5. Verwerk jaarafsluiting salarisbestanden 🧾
5. Verwerk jaarafsluiting salarisbestanden 🧾
Wat?
Je jaarafsluitings-salarisbestanden worden gegenereerd en zijn beschikbaar in Payflip. Je ontvangt een e-mailmelding zodra het bestand klaarstaat. Wanneer? Eén dag na de cash-outdatum.
Waarom?
Deze bestanden bevatten alle cash-out bedragen en moeten via je payroll partner worden verwerkt om ervoor te zorgen dat medewerkers hun ongebruikte budgetten ontvangen.
Hoe?
Één dag na je cash-out deadline ontvang je je salarisbestanden. Jouw taak? Bijna niets!
✅ Als de gegevens van je contact bij jouw sociaal secretariaat in de Payflip-salarisinstellingen staan → ontvangt hij/zij het bestand direct (jij hoeft niets meer te doen!)
📧 Als de contactgegevens niet in Payflip staan → download het bestand/de bestanden en stuur deze door naar je sociaal secretariaat.
6. Wijs bonusbudgetten voor 2026 toe 🎯
6. Wijs bonusbudgetten voor 2026 toe 🎯
⚠️ Opmerking: dit geldt alleen als je een bonusbudget hebt met een referentieperiode die eindigt op 31 december. Als dit voor jou van toepassing is, ontvang je in november specifieke communicatie van ons met gedetailleerde stappen.
Wat?
Heb je een bonusbudget met een referentieperiode die eindigt op 31 december? Wijs het vóór die datum toe aan medewerkers die in 2026 mogelijk voor het eerst in aanmerking komen voor de bonus.
Waarom?
Als je een bonusbudget aanbiedt met een referentieperiode die eindigt op 31 december, moeten medewerkers de bijlage bij hun arbeidsovereenkomst ondertekenen voordat die referentieperiode verloopt. Geen handtekening = geen geldig bonusakkoord voor 2026.
Hoe?
Identificeer medewerkers die in 2026 mogelijk een bonus kunnen ontvangen
Wijs het bonusbudget aan hen toe in Payflip (0 EUR – alleen om de bijlage te activeren, het bedrag hoeft nog niet bekend te zijn)
Zorg dat ze de bijlage ondertekenen vóór 31 december
7. Werk de medewerkerslijst bij 👥
7. Werk de medewerkerslijst bij 👥
Wat?
Schoon je huidige medewerkerslijst op orde vóór het einde van het jaar.
Waarom?
Nauwkeurige medewerkersgegevens = een soepele jaarafsluiting in december. Verouderde gegevens veroorzaken fouten in de salarisadministratie, problemen bij het toewijzen van budgetten, enzovoort.
Hoe?
Bekijk je medewerkerslijst in Payflip en zorg dat alles actueel en correct is. Werk het volgende bij:
✏️ Wijzigingen in arbeidsovereenkomsten
📊 Updates van werkregimes
👋 Deactiveer medewerkers die in 2025 het bedrijf hebben verlaten
Jouw 2026 Checklist 🚀
Algemeen overzicht & deadlines
Taken | Deadline ⏰ |
31/01/2026 | |
Voor je cash-out datum van het Mobiliteitsbudget (meestal begin januari) | |
Na de cash-out datum van het Mobiliteitsbudget |
Gedetailleerde handleiding:
Klik op de pijltjes-knoppen om een volledige gids te krijgen over hoe je elke taak kunt voltooien ⤵️
1. Rond de herlanceringschecklist af in Payflip ✅
1. Rond de herlanceringschecklist af in Payflip ✅
Wat?
Elk jaar in januari moet je je Payflip-plan opnieuw lanceren via een stapsgewijze checklist die we je aanbieden via de blauwe knop (beschikbaar in januari).
Net zoals je je Payflip-plan zelfstandig hebt opgezet tijdens de onboarding, lanceer je je plan voor 2026 op dezelfde manier opnieuw. Je hebt al bewezen dat je dit kunt – herlanceren is zelfs nog eenvoudiger!
Waarom?
Dit is hoe je officieel je plan voor 2026 lanceert! Je werkt medewerkersgegevens bij, activeert budgetten en voordelen, en krijgt je team weer op het platform.
Hoe?
📅 Beschikbaar: 1 januari 2026
🔵 Toegang: Via de blauwe knop (op dezelfde plek als je oorspronkelijke onboarding-checklist)
⏱️ Benodigde tijd: Maximaal 2 uur
💜 Ondersteuning: Vragen? Klik op de blauwe knop – we helpen je graag!
Tutorial 🎥
2.Keur alle laatste keuzes goed (Mobiliteitsbudget) 🚲
2.Keur alle laatste keuzes goed (Mobiliteitsbudget) 🚲
Wat?
Keur de definitieve keuzes van medewerkers voor het Mobiliteitsbudget goed.
Medewerkers kunnen hun Mobiliteitsbudget besteden aan voordelen tot 31 december (wettelijke deadline), dus je hebt begin januari nog enkele goed te keuren keuzes. Deze moeten worden goedgekeurd vóór de cash-outdatum van het Mobiliteitsbudget.
Waarom?
Zodra de cash-outdatum is bereikt, genereert het systeem salarisbestanden op basis van alleen de goedgekeurde keuzes. Niet-goedgekeurde keuzes worden niet meegenomen, wat tot teleurstelling bij medewerkers kan leiden.
Hoe?
Controleer in de eerste dagen van januari je keuzes nakijken wachtrij en keur alle openstaande keuzes voor het Mobiliteitsbudget goed.
3. Verwerk het jaarafsluitings-salarisbestand (Mobiliteitsbudget) 📄
3. Verwerk het jaarafsluitings-salarisbestand (Mobiliteitsbudget) 📄
Wat?
Je jaarafsluitings-salarisbestanden worden gegenereerd en zijn beschikbaar in Payflip. Je ontvangt een e-mailmelding zodra het bestand klaarstaat. Wanneer? Eén dag na de cash-out datum.
Waarom?
Net als bij de andere budgetten bevatten deze bestanden alle Mobiliteitsbudget (MB) cash-out bedragen en moeten ze via je salarisadministratiesysteem worden verwerkt om ervoor te zorgen dat medewerkers hun ongebruikte budget ontvangen.
Hoe?
Één dag na je cash-out deadline ontvang je je salarisbestanden. Jouw taak? Bijna niets!
✅ Als de gegevens van je contact bij jouw sociaal secretariaat in de Payflip-salarisinstellingen staan → ontvangt hij/zij het bestand direct (jij hoeft niets meer te doen!)
📧 Als de contactgegevens niet in Payflip staan → download het bestand/de bestanden en stuur deze door naar je sociaal secretariaat.
Hulp nodig? 💜
We zijn er voor jou tijdens Reset Season!
🔵 Vragen? Klik op de blauwe knop in Payflip
💬 Support? Klik op de blauwe knop in Payflip
📧 Specifieke communicatie: Je ontvangt gerichte e-mails voor taken die van toepassing zijn op jouw plan.
Je kunt dit! Een beetje werk nu = een vlotte en stressvrije overgang naar 2026. 🎉