We lanceren het concept van gekoppelde IT-voordelen: een nieuwe en overzichtelijke manier voor het beheer van IT-apparaten en accessoires.
📌 Dit moet je weten
Vanaf 17 juni 2025: je hebt een actief hoofdapparaat nodig om accessoires te kiezen
Als HR admin kun je bestaande apparaten toevoegen in Payflip
Je werknemers krijgen automatisch een seintje via Payflip
Even wat (juridische) context 🪐
Ons benchmarkrapport van 2024 laat zien dat IT-voordelen de absolute nummer 1 zijn in flex plan land: 47,6% van alle keuzes bij 1.000 bedrijven en 15.000 werknemers.
De regels rond een eventueel voordeel alle aard dat dient aangerekend te worden worden geregeld door de RSZ instructies rond het loonbegrip.
De aanpassing die nu in Payflip gebeurt om accessoires te linken aan een bestaand hoofdtoestel, kadert in het bijsturen van onze manier van werken naar dit juridisch kader.
In het verleden hanteerden we hier eerder een losse interpretatie van het RSZ loonbegrip en de voordelen in natura.
We kiezen er nu voor om dit bij te sturen en de striktere interpretatie die hieromtrent leeft te volgen (zoals we dat ook zien gebeuren bij andere spelers in de markt). In deze interpretatie dient er een VAA voor een hoofdtoestel te bestaan alvorens een accessoire gekozen kan worden. We doen dit om het zekere voor het onzekere te nemen bij een eventuele controle in de toekomst. Zo blijven we samen juridisch op het veilige pad.
Hoe werkt het precies? 🔄
De VAA-regels voor IT-apparaten op een rijtje
In België vallen IT-apparaten van de werkgever onder specifieke VAA (Voordeel Alle Aard)-regels, wat een impact heeft op je maandelijkse loonbrief. Even kort samengevat:
De basisregels 📋
Krijgt een werknemer een hoofdapparaat (smartphone, tablet of pc) – via Payflip of rechtstreeks van de werkgever – dan wordt hiervoor een maandelijkse VAA aangerekend.
Alle accessoires die bij het hoofdapparaat horen, vallen onder hetzelfde VAA – je betaalt dus niets extra
Zo heb je één IT-pakketje per werknemer
Wat verandert er voor jouw flex plan? 🎯
De nieuwe Payflip-regel
Vanaf 17 juni 2025 heb je een actief hoofdapparaat nodig om nieuwe accessoires te kunnen kiezen via Payflip. Dat mag een apparaat via Payflip zijn, of eentje dat je als werkgever al hebt gegeven.
Concreet betekent dit:
Werknemers zien alle beschikbare IT-accessoires in Payflip.
Voor het kiezen hebben ze een actief hoofdapparaat nodig met VAA. Dat kan:
Een apparaat via Payflip zijn
Of een apparaat dat jij als werkgever hebt gegeven (even registreren!)
Bijvoorbeeld 👇🏼
📱 Zin in smartphone-accessoires? Check of er een actieve smartphone is
📱 Tablet-accessoires nodig? Actieve tablet = check!
💻 PC-accessoires? Zorg voor een actieve pc
Wat met gemaakte keuzes in Payflip? ✅
Alle huidige keuzes voor IT-apparaten en accessoires die vóór 17/06/2025 in Payflip gemaakt zijn, blijven gewoon zoals het is.
Aanbevolen actie voor admins 🎯
🎯 Registreer externe apparaten die buiten Payflip door de werkgever werden voorzien, ook in Payflip.
Welke apparaten registreer je? 📱
Bedrijfs-smartphones met VAA
Bedrijfs-tablets met VAA
Bedrijfs-pc's met VAA
Waarom externe apparaten registreren in Payflip? 💡
Je werknemers kunnen meer kiezen: ook wie via de werkgever een apparaat kreeg (en niet via Payflip), kan accessoires kiezen.
Al je apparaten netjes op een rijtje, of ze nu uit Payflip komen of niet
⚠️ Zonder geregistreerd hoofdapparaat kunnen werknemers geen accessoires selecteren.
Wanneer moet je actie ondernemen? ⏰
Het nieuwe systeem start op 17 juni 2025. Begin op tijd, dan:
Kunnen je werknemers zonder gedoe accessoires blijven bestellen
Gaat alles soepel over naar het nieuwe systeem
➡️ "Wat als ik de apparaten niet registreer in Payflip?" Check onze gedetailleerde stap-voor-stap gids.
Hoe registreer je apparaten? 🔧
We maken het eenvoudig, met twee mogelijkheden:
Handmatig toevoegen bij de salarisgegevens van de werknemer
Bulk-upload voor meerdere werknemers tegelijk
➡️ Bekijk onze stap-voor-stap gids voor meer uitleg.
ℹ️ De externe apparaten die je in Payflip registreert zullen geen onderdeel uitmaken van het maandelijkse Payflip payroll bestand. Hierin nemen we enkel items mee die via Payflip gekozen werden.
Communicatie naar werknemers
Wanneer er voor een werknemer geen hoofdapparaat geregistreerd is (in of buiten Payflip), krijgt die vanzelf een berichtje in Payflip zodra hij/zij een IT-accessoire wil kiezen. Geen extra communicatie nodig dus!
Wil je je team toch alvast informeren? Top idee! 😉 Schrijf je eigen bericht of gebruik onze voorbeeldtekst hieronder. 👇
E-mail template
E-mail template
Hallo 👋
We hebben een Payflip-update voor je.
Vanaf 17/06/2025 heb je een actief hoofdapparaat nodig om nieuwe IT-accessoires te kunnen kiezen. Dit hoofdapparaat kan een bestaand apparaat zijn dat je (1) via Payflip hebt gekozen of (2) door het bedrijf is voorzien.
Wij hebben ervoor gezorgd dat alle bedrijfsapparaten correct geregistreerd staan in Payflip.
Vragen? Meer info vind je in het helpcenter van Payflip.
Fijne dag verder!
Je HR-team.
Hulp nodig? 💡
Ons supportteam staat voor je klaar! Chat met ons via Payflip. 🔵