Wat is er nieuw?
Vanaf inkomstenjaar 2024 is er een nieuwe verplichting van de Belgische fiscus met betrekking tot bedrijfsfietsen. Alle werkgevers moeten de waarde van bedrijfsfietsen vermelden op de fiscale fiches van hun werknemers (281.10 en 281.20).
Belangrijke Details❗️
Dit geldt voor alle fietsen die door de werkgever ter beschikking worden gesteld aan werknemers (inclusief gewone fietsen, e-bikes en speed pedelecs)
Het voordeel blijft vrijgesteld van belasting onder de gebruikelijke voorwaarden 👌🏽
Het gerapporteerde bedrag moet de jaarlijkse waarde van het voordeel alle aard (VAA) weergeven
Voor fietsen die niet het hele jaar beschikbaar zijn, wordt de waarde pro rata berekend op basis van de effectieve maanden beschikbaarheid
Werknemers die het bedrijf hebben verlaten, worden niet opgenomen in de export. Jullie zijn van deze verantwoordelijkheid ontheven, aangezien jullie niet langer hun werkgever zijn.
Hoe Payflip je helpt compliant te blijven 🤝
We hebben een oplossing in twee fasen ontwikkeld om deze nieuwe verplichting zo eenvoudig mogelijk te maken:
1️⃣ Fase 1 (Rapportage 2024 en 2025)
Om je te helpen bij het aangeven van deze fietsen, bereiden we voor:
in januari 2025: een rapport met alle jaarlijkse waarden van de in Payflip gekozen fietsen voor 2024, direct beschikbaar in je rapporten module.
in december 2025 / januari 2026: een rapport met alle jaarlijkse waarden van de in Payflip gekozen fietsen voor 2025, direct beschikbaar in je rapporten module.
Hoe download je het fietswaarden aapport 2024
Log in op je Payflip admin account
Ga naar het tabblad 'Organisatie' > 'Rapporten'
Zoek naar "Jaarlijks rapport voor fietsleasing"
momenteel is alleen het rapport voor het jaar 2024 beschikbaar
Klik op 'Download' om je Excel bestand te krijgen
2️⃣ Fase 2 (Vanaf januari 2026)
Vanaf januari 2026 zullen we de fietswaarden automatisch opnemen in je maandelijkse loonbestanden voor een naadloze integratie met je loonadministratie.
Wat moet je doen ❓
Voor 2024 en 2025:
Deel het met je sociaal secretariaat (hoe en wat communiceren?)
En voeg in je e-mail een verzoek toe voor een informatieve looncode (indien je het nog niet gedaan hebt)
Voor 2026:
Je zal een e-mail ontvangen wanneer je looncode kan worden ingevoerd in Payflip. Voeg je informatieve looncode toe in Payflip :
Log in op je Payflip admin account
Ga naar het tabblad 'Payroll' > 'looncodes'
Klik op 'Wijzigen' (onderaan) om de nieuwe looncode in te voeren die je van je sociaal secretariaat hebt ontvangen
Klik op 'wijzigingen opslaans'
Blijf Payflip gewoon gebruiken zoals altijd, wij zorgen automatisch voor de maandelijkse rapportage!
Communicatie met je sociaal secretariaat 💌
Stuur hen het rapport met de fietswaarden voor een nauwkeurige voorbereiding van de fiscale fiches 2024 en 2025 in januari, en vraag de informatieve looncode.
Hier is een voorbeeld e-mail:
Onderwerp: Bedrijfsfietsen Rapport voor Fiscale Fiches
Beste [Contactpersoon Sociaal Secretariaat],
In het kader van de nieuwe verplichting om bedrijfsfietsen te rapporteren op fiscale fiches, deel ik hierbij het fietswaarden rapport van 202X. In bijlage vindt u het rapport gegenereerd via Payflip met alle nodige informatie voor het opmaken van de fiscale fiches van onze werknemers (281.10/281.20).
Kunt u de ontvangst en succesvolle verwerking van deze informatie bevestigen?
Vanaf januari 2026 zullen deze fietswaarden worden opgenomen in het maandelijkse loonbestand dat we van Payflip ontvangen met alle voordelen die een impact hebben op de payroll.
Daarom vraag ik u vriendelijk om:
- Een informatieve looncode aan te maken voor bedrijfsfietsen in ons loonsysteem
- Het looncodenummer te bevestigen zodra dit is aangemaakt
Deze code zal worden gebruikt om de fietswaarden te verwerken die vanaf 2025 in onze maandelijkse Payflip loonbestanden zullen worden opgenomen.
Met vriendelijke groeten,
[Jouw Naam]
Vragen? Klik op de blauwe help knop 🔵 in je Payflip platform.
💡 Tip: Blijf op de hoogte van belangrijke nieuws en wijzigingen via onze nieuwsfeed, te vinden via de blauwe knop. 📢